Termenul de emitere a facturii: până când ești obligat să emiți factura
Regula generală din Codul fiscal este una singură și merită memorată: factura se emite cel târziu până în a 15-a zi a lunii următoare celei în care a intervenit faptul generator, adică livrarea bunurilor sau prestarea serviciului. Același termen de emitere se aplică și avansurilor încasate. Dacă ai livrat marfa pe 3 martie, data limită de facturare este 15 aprilie. Atenție însă la capcana clasică: termenul de emitere a facturii nu schimbă luna în care datorezi TVA, iar aici greșesc cei mai mulți antreprenori, PFA sau SRL deopotrivă.
Mai jos ai, pe înțelesul oricui, cine trebuie să emită factură, când se emite factura în situații concrete, ce se întâmplă cu facturile emise cu întârziere și cum se corelează termenul de facturare cu termenul de transmitere în sistemul RO e-Factura.
Ce spune legea, pe scurt
Obligația de facturare și termenul de emitere sunt reglementate de articolul 319 din Codul fiscal. Persoana impozabilă trebuie să emită factură pentru livrările de bunuri și prestările de servicii efectuate către alte persoane impozabile sau către persoane juridice neimpozabile, pentru avansurile încasate în legătură cu acestea, pentru livrările intracomunitare scutite și pentru vânzările la distanță. Către persoane fizice factura devine obligatorie atunci când clientul o solicită, dar în practică tot mai multe firme o emit automat, pentru că simplifică evidența și returul.
Faptul generator și exigibilitatea TVA: de ce contează mai mult decât data facturii
Ca să știi până când trebuie să emiți factura, trebuie mai întâi să știi când a intervenit faptul generator. Acesta este momentul în care operațiunea s-a realizat efectiv, nu momentul în care ai tipărit hârtia sau ai apăsat butonul în programul de facturare.
- Livrare de bunuri: faptul generator intervine la data livrării, adică atunci când bunul este pus la dispoziția clientului sau este predat transportatorului, în funcție de condițiile de livrare convenite.
- Prestări de servicii: faptul generator intervine la data prestării serviciului, iar pentru serviciile decontate pe bază de situații de lucrări, rapoarte de lucru sau procese verbale de recepție, la data acceptării acestora de către beneficiar.
- Avansuri: exigibilitatea TVA intervine la data încasării avansului, chiar dacă bunul nu a fost livrat și serviciul nu a fost prestat.
Exigibilitatea TVA, adică momentul din care statul are dreptul să îți ceară taxa, intervine de regulă la data faptului generator. Concret: dacă ai prestat serviciul pe 27 septembrie și emiți factura pe 12 octombrie, TVA colectată intră în decontul lunii septembrie, nu octombrie. Excepție fac firmele care aplică sistemul TVA la încasare, unde exigibilitatea este legată de încasarea efectivă a facturii.
Cazuri speciale de termen
- Livrări intracomunitare scutite de TVA: factura se emite tot până în a 15-a zi a lunii următoare celei în care a intervenit faptul generator, iar respectarea termenului contează pentru raportarea corectă în declarația 390.
- Servicii prestate continuu pe o perioadă mai mare de un an, fără decontări sau plăți intermediare: se consideră că faptul generator intervine la 31 decembrie a fiecărui an calendaristic, deci factura trebuie emisă în ianuarie anul următor.
- Contracte cu decontări periodice, precum chirii, abonamente, servicii de mentenanță: faptul generator intervine la data fiecărei scadențe prevăzute în contract.
- Autofacturare: pentru operațiunile care impun emiterea unei autofacturi, termenul este tot până în a 15-a zi a lunii următoare.
Poți emite factura înainte de livrare?
Da, legea permite emiterea facturii înainte de faptul generator, iar acesta este un lucru obișnuit când vrei să încasezi în avans. Consecința este însă importantă: emiterea anticipată a facturii face TVA exigibilă la data emiterii, chiar dacă marfa pleacă abia peste trei săptămâni. Cu alte cuvinte, dacă facturezi pe 30 iunie o livrare care se va face în iulie, TVA-ul se declară în decontul lunii iunie.
Dacă vrei doar să comunici clientului prețul, fără efecte fiscale, folosește o proformă. Proforma nu este document justificativ, nu se înregistrează în contabilitate și nu generează TVA de plată.
Termenul de emitere nu este același lucru cu termenul de transmitere în e-Factura
Sunt două termene distincte care se suprapun și care creează confuzie. Primul este termenul de emitere, cel de 15 zile explicat mai sus. Al doilea este termenul de transmitere în sistemul național RO e-Factura, care este de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, fără a putea depăși 5 zile calendaristice de la data limită legală de emitere.
Tradus în practică, nu te ajută să emiți factura pe hârtie la timp dacă o încarci în SPV peste două săptămâni, și nici invers. Cele două termene se aplică în paralel, iar depășirea celui de transmitere se sancționează separat. Într-un program ca facturamea factura emisă pleacă direct spre ANAF, iar starea ei se vede în aplicație, așa că nu mai ții socoteala zilelor manual.
Ce riști dacă emiți factura cu întârziere
Consecințele nu sunt doar formale. Iată ce se poate întâmpla:
- Amendă pentru netransmiterea în termen în e-Factura. Cuantumul este stabilit pe tranșe, în funcție de categoria de contribuabil, mari, mijlocii sau ceilalți, și se aplică pentru fiecare situație de nerespectare. Sumele sunt actualizate periodic, așa că verifică legislația în vigoare la momentul respectiv.
- TVA declarat în luna greșită. Dacă ai colectat TVA în luna facturii, nu în luna faptului generator, decontul 300 este eronat și poate fi nevoie de un decont rectificativ plus dobânzi și penalități de întârziere.
- Riscul de a pierde deductibilitatea la client. O factură emisă mult peste termen, cu date incoerente față de avizul de însoțire sau de contract, atrage atenția inspectorilor și poate fi contestată la client.
- Încasare mai lentă. Termenul de plată curge de regulă de la primirea facturii, deci fiecare zi de întârziere la facturare este o zi în plus până la banii în cont.
Poți antedata o factură?
Nu. Antedatarea, adică punerea unei date anterioare pe o factură emisă în realitate mai târziu, este o denaturare a evidenței contabile. În plus, în sistemul e-Factura rămâne înregistrată data efectivă a transmiterii, deci diferența devine vizibilă. Soluția corectă pentru o factură uitată este să o emiți cu data reală și să corectezi declarațiile perioadei în care a intervenit faptul generator.
Cum ții termenele de facturare sub control, în practică
Câteva obiceiuri simple elimină aproape complet riscul:
- Facturează la livrare sau la finalizarea serviciului, nu la finalul lunii. Termenul de 15 zile este o limită maximă, nu un obiectiv.
- Trece pe factură data livrării sau a prestării atunci când diferă de data emiterii. Este chiar un element obligatoriu al facturii și te protejează la control.
- Pentru contracte recurente, folosește facturi automate generate la scadența din contract.
- Verifică la început de lună lista livrărilor din luna anterioară fără factură emisă, mai ales pentru avize de însoțire a mărfii și avansuri încasate.
- Corelează încasările din extrasul bancar cu facturile de avans, ca să nu rămână bani primiți fără document emis.
Un sistem de facturare care leagă comanda, avizul, factura și transmiterea către ANAF într-un singur flux transformă tot ce ai citit mai sus într-o rutină de câteva secunde pe document.
Întrebări frecvente
Până când trebuie să emit factura pentru o livrare făcută la sfârșitul lunii?
Cel târziu până în a 15-a zi a lunii următoare. Pentru o livrare din 30 septembrie, termenul legal de emitere este 15 octombrie. TVA-ul aferent rămâne însă exigibil în septembrie, luna faptului generator, dacă nu aplici TVA la încasare.
Pot emite o factură cu dată din luna trecută?
Nu, factura se emite cu data reală a emiterii. Dacă ai omis o factură pentru o operațiune din luna anterioară, o emiți acum, dar o raportezi fiscal în perioada în care a intervenit faptul generator, rectificând declarațiile dacă este cazul.
Când se emite factura de avans și ce se întâmplă la livrare?
Factura de avans se emite cel târziu până în a 15-a zi a lunii următoare celei în care ai încasat banii. La livrare emiți factura finală, în care storneazi avansul facturat anterior, astfel încât clientul să plătească doar diferența.
Sunt obligat să emit factură către o persoană fizică?
Factura către persoană fizică este obligatorie atunci când clientul o solicită, iar în acest caz se aplică același termen, până în a 15-a zi a lunii următoare. Pentru vânzările cu încasare în numerar sau card, documentul de bază rămâne bonul fiscal emis prin casa de marcat.