Retur de marfă de la client: cum se documentează și se facturează corect
Returul de marfă se rezolvă, în cele mai multe situații, printr-o factură de storno emisă de furnizor pentru cantitatea returnată, însoțită de un document care atestă mișcarea fizică a bunurilor înapoi (aviz de însoțire sau proces verbal de retur) și de o recepție în gestiune. Pe scurt: marfa se întoarce în stoc, baza de impozitare și TVA colectată se ajustează, iar documentul de corecție se transmite și în sistemul RO e-Factura. Mai jos ai pas cu pas cum se face un retur de marfă corect, ce acte îți trebuie, cine emite factura și ce greșeli te pot costa la un control.
Ce înseamnă retur de marfă și când apare
Returul de marfă înseamnă că bunurile livrate și facturate deja se întorc, total sau parțial, la furnizor. Nu este o vânzare nouă în sens invers, ci anularea, integrală sau parțială, a unei livrări care a avut loc. Această distincție este importantă, pentru că ea dictează ce document emiți.
- Marfa nu corespunde calitativ: produse deteriorate, cu defecte, expirate sau neconforme cu comanda.
- Diferențe de cantitate: s-a livrat mai mult decât s-a comandat sau decât s-a recepționat efectiv.
- Refuzul total al livrării de către client, la recepție.
- Produse livrate greșit (alt model, alt sortiment, altă serie).
- Retur comercial agreat contractual: marfa nevândută se poate returna, cazul frecvent în distribuție și retail.
- Exercitarea dreptului de retragere de către un consumator care a cumpărat online.
Documentele necesare la un retur de marfă
Documentul care însoțește marfa pe drum
Bunurile returnate circulă pe drumurile publice, deci au nevoie de un document justificativ de transport. În practică se folosește avizul de însoțire a mărfii emis de client, cu mențiunea clară „retur marfă conform facturii nr. ... din data ...”. Dacă returul se face direct la recepție, refuzul poate fi consemnat pe factura sau avizul inițial și într un proces verbal de constatare semnat de ambele părți. Verifică și dacă transportul intră în categoriile care se declară în e-Transport, pentru că returul nu te scutește automat de această obligație.
Recepția mărfii returnate la furnizor
La furnizor, marfa care se întoarce trebuie să intre din nou în stoc. Se întocmește o notă de recepție pentru retur, cu aceleași cantități și prețuri de intrare ca la ieșirea inițială, astfel încât gestiunea să revină la situația de dinainte. Dacă marfa returnată este deteriorată și nu mai poate fi vândută, ea se recepționează, apoi se tratează separat (casare, valorificare la preț redus), pe baza unui proces verbal.
Cine emite factura la retur: storno sau factură nouă
Varianta uzuală: factura de storno emisă de furnizor
Pentru că un retur reprezintă anularea parțială sau totală a livrării inițiale, nu o operațiune nouă, regula generală este ca furnizorul să emită o factură de corecție, cu valori negative, doar pentru cantitatea returnată. Codul fiscal prevede la articolul 330 mecanismul de corectare a unei facturi deja transmise clientului, iar stornarea este exact aplicarea lui.
Factura de storno trebuie să conțină:
- aceleași elemente obligatorii ca orice factură fiscală (date de identificare, serie și număr propriu, dată);
- cantitatea returnată și prețul unitar identic cu cel din factura inițială, cu semnul minus;
- TVA aferentă, tot cu semnul minus, la aceeași cotă ca la livrarea inițială;
- o referință explicită la documentul corectat: „storno parțial factura seria X nr. Y din data Z, retur conform avizului nr. ...”.
Într un program ca facturamea poți genera stornarea direct din factura originală, cu preluarea automată a liniilor și a referinței, ca să nu greșești cota de TVA sau numărul documentului corectat.
Când clientul emite factură de retur
Există și practica în care clientul, plătitor de TVA, emite el o factură de retur către furnizor. Este acceptată mai ales când marfa a fost deja recepționată și descărcată în gestiunea clientului, iar returul se face ulterior, în baza unei înțelegeri comerciale. Riscul este ca operațiunea să fie interpretată drept o livrare nouă, cu efecte diferite asupra rulajelor, a stocurilor și a raportărilor. De aceea, varianta sigură și general recomandată rămâne stornarea de către furnizor, iar modul de lucru ar fi bine să fie stabilit în contract, ca să nu ajungeți la documente duble pe aceeași cantitate.
TVA la returul de marfă: ajustarea bazei de impozitare
Codul fiscal permite ajustarea bazei de impozitare în cazul refuzurilor totale sau parțiale privind cantitatea, calitatea sau prețurile bunurilor livrate, deci returul de marfă intră clar în această categorie. Practic:
- Furnizorul își diminuează TVA colectată cu suma din factura de storno, în perioada fiscală în care emite documentul de corecție.
- Clientul plătitor de TVA își ajustează în oglindă TVA dedusă, în perioada în care primește stornarea.
- Documentul de storno intră în jurnalul de vânzări al furnizorului și în jurnalul de cumpărări al clientului, cu valori negative, și se reflectă în decontul de TVA și în declarația informativă privind livrările și achizițiile pe teritoriul național.
Dacă furnizorul aplică TVA la încasare sau dacă operațiunea inițială a fost în regim de taxare inversă, ajustarea urmează regimul aplicat la livrarea originală. Nu schimba cota și nu schimba regimul la storno, chiar dacă între timp s au modificat cotele de TVA.
Returul de marfă în sistemul RO e-Factura
Dacă factura inițială a fost transmisă în RO e-Factura, documentul de corecție urmează același drum. Stornarea se transmite fie ca notă de credit (tip document 381), fie ca factură cu valori negative, cu referință la numărul facturii corectate, în termenul legal de transmitere aplicabil facturilor, calculat de la data emiterii. Atenție la câteva detalii tehnice care generează respingeri:
- referința către factura inițială trebuie completată corect, altfel documentul poate fi acceptat dar nu se leagă de livrare;
- nota de credit se transmite de regulă cu valori pozitive, sensul fiind dat de tipul documentului, în timp ce factura de tip 380 se transmite cu valori negative. Programul de facturare ar trebui să gestioneze automat această diferență;
- data emiterii stornării este data documentului nou, nu data facturii inițiale.
Ce se întâmplă în gestiune și în contabilitate
Un retur corect înseamnă trei mișcări care trebuie să se închidă între ele: documentul de corecție, intrarea mărfii în stoc și decontarea banilor. În gestiune, cantitatea returnată revine la același preț de înregistrare, iar descărcarea de gestiune făcută la vânzare se inversează proporțional. Contabil, se stornează venitul din vânzare și costul mărfii vândute, iar creanța față de client scade cu valoarea totală a stornării.
Dacă factura inițială fusese deja încasată, ai două opțiuni: restitui banii clientului sau păstrezi suma ca avans ori o compensezi cu facturi viitoare, pe baza unui acord scris. Compensarea trebuie documentată, nu doar aplicată tacit în fișa clientului.
Retur de la persoane fizice și din magazinele online
Când cumpărătorul este consumator și a achiziționat la distanță, el are dreptul legal de retragere în 14 zile de la primirea produsului, fără să invoce un motiv. Aici documentele diferă:
- dacă s a emis bon fiscal, restituirea se consemnează în registrul special prevăzut de reglementările privind aparatele de marcat electronice fiscale, împreună cu bonul original și cererea de retragere a clientului;
- dacă s a emis factură către persoana fizică, se emite storno pe datele clientului, cu aceeași mențiune de referință;
- restituirea sumei se face prin același mijloc de plată folosit inițial, iar dovada plății se atașează la dosarul returului;
- marfa returnată intră în stoc pe baza unei recepții, ca la orice alt retur.
Greșeli frecvente la returul de marfă
- Emiterea unei facturi obișnuite de vânzare de la client către furnizor, fără să fie clar că este vorba de un retur, ceea ce umflă artificial cifra de afaceri a clientului.
- Stornarea întregii facturi când s a returnat doar o parte din cantitate.
- Lipsa avizului de însoțire pentru marfa care circulă la retur.
- Storno emis, dar netransmis în e-Factura, deci fără valoare pentru fisc.
- Ajustarea TVA fără document justificativ, doar pe baza unui e-mail sau a unei discuții telefonice.
- Marfa readusă fizic în depozit, dar neînregistrată în gestiune, de unde diferențe la inventarul anual.
Întrebări frecvente
Cine emite factura la returul de marfă, furnizorul sau clientul?
Regula generală este ca furnizorul să emită o factură de storno pentru cantitatea returnată, pentru că returul anulează parțial livrarea inițială și nu reprezintă o vânzare nouă. Clientul poate emite factură de retur doar dacă este plătitor de TVA și dacă acest mod de lucru este agreat contractual, însă varianta cu storno este cea mai sigură.
Ce document însoțește marfa returnată pe drum?
Avizul de însoțire a mărfii, emis de cel care returnează, cu mențiunea „retur marfă” și referința la factura inițială. Dacă marfa este refuzată chiar la recepție, se poate folosi un proces verbal de refuz semnat de ambele părți, alături de documentele de livrare inițiale.
Cum se ajustează TVA la un retur de marfă?
Furnizorul își reduce TVA colectată în perioada în care emite factura de storno, iar clientul își reduce TVA dedusă în perioada în care primește documentul. Se păstrează cota și regimul de TVA din factura inițială, chiar dacă returul se face în alt an fiscal.
Se transmite factura de storno pentru retur în e-Factura?
Da. Documentul de corecție se raportează în RO e-Factura ca notă de credit sau ca factură cu valori negative, cu referință la factura corectată, în același termen legal aplicabil facturilor. Un storno emis doar pe hârtie sau doar în programul intern nu este suficient.