Ce este registrul de casă și de ce contează disciplina financiară
Registrul de casă este documentul în care înregistrezi zilnic toate încasările și plățile în numerar ale firmei sau ale PFA-ului tău. Practic, este „extrasul de cont" al banilor cash: arată soldul de la începutul zilei, ce a intrat, ce a ieșit și cât rămâne în casierie la final. Dacă lucrezi cu numerar, chiar și ocazional, ținerea corectă a registrului de casă și respectarea plafoanelor de plăți cash fac parte din ceea ce legislația numește disciplină financiară, iar controalele ANAF verifică exact aceste aspecte.
Regulile principale vin din Legea nr. 70/2015 privind operațiunile de încasări și plăți în numerar și din normele privind documentele financiar contabile. Pentru că plafoanele și amenzile se pot modifica prin acte normative succesive, verifică întotdeauna forma în vigoare la data operațiunii sau întreabă contabilul.
Cine trebuie să țină registru de casă
Obligația de a ține evidența operațiunilor de casă revine, în general, tuturor entităților care efectuează încasări și plăți în numerar:
- societăți comerciale (SRL, SA) care au casierie;
- PFA, întreprinderi individuale și familiale care încasează sau plătesc cash;
- asociații, fundații și alte entități fără scop patrimonial cu operațiuni în numerar;
- profesii liberale care lucrează în partidă simplă și au mișcări de numerar.
Dacă toate încasările și plățile se fac exclusiv prin bancă, prin card sau prin procesatori online, nu ai mișcări de casă și, practic, nu ai ce înregistra. În momentul în care apare prima operațiune cash, apare și obligația de evidență.
Registrul de casă în lei și în valută
Registrul se ține separat pe fiecare monedă. Dacă ai o casierie în lei și una în euro, vei avea două registre distincte, fiecare cu soldul său. Nu amesteca operațiunile în același document, pentru că soldul nu mai poate fi verificat corect.
Cum se completează registrul de casă, pas cu pas
Registrul de casă se completează zilnic, în ordinea cronologică a operațiunilor, și se închide la finalul zilei în care au existat mișcări de numerar. Structura este simplă:
- Sold precedent: suma rămasă în casierie la sfârșitul zilei anterioare cu operațiuni.
- Încasări: fiecare sumă intrată, cu numărul și data documentului justificativ (chitanță, bon fiscal, dispoziție de încasare, foaie de vărsământ).
- Plăți: fiecare sumă ieșită, cu documentul aferent (chitanță de la furnizor, bon fiscal, dispoziție de plată către casierie, stat de plată).
- Total încasări și total plăți pe ziua respectivă.
- Sold final: sold precedent plus încasări minus plăți. Acest sold devine sold precedent pentru ziua următoare.
Soldul de casă nu poate fi niciodată negativ. Dacă îți iese minus, înseamnă că ai înregistrat o plată înainte de a exista sursa de numerar, deci lipsește o încasare sau o alimentare a casieriei din bancă. Este una dintre cele mai frecvente erori la verificări.
Ce documente stau la baza înregistrărilor
Fiecare rând din registru trebuie să aibă un document justificativ în spate. Cele mai uzuale sunt:
- chitanța emisă clientului sau primită de la furnizor;
- bonul fiscal și raportul Z de la casa de marcat;
- dispoziția de plată sau de încasare către casierie, folosită pentru avansuri de trezorerie și deconturi;
- foaia de vărsământ, când depui numerarul la bancă, respectiv extrasul, când ridici bani din cont;
- statul de plată sau lista de avans, pentru salarii achitate cash.
Registrul se poate ține pe hârtie sau electronic. Varianta electronică este acceptată dacă respectă conținutul minim obligatoriu, se poate lista la cerere și nu permite modificări nedetectabile. Într-un program ca facturamea, chitanțele emise alimentează automat evidența încasărilor în numerar, iar registrul de casă rezultă din documentele deja înregistrate, fără să mai reintroduci sumele manual.
Plafon plăți cash: limitele pe care trebuie să le respecți
Legea nr. 70/2015 stabilește plafoane pentru operațiunile în numerar, tocmai pentru a încuraja plățile prin bancă. Ideea de bază: peste anumite sume, tranzacția trebuie făcută obligatoriu prin transfer bancar. Plafoanele sunt structurate pe categorii:
- încasări de la persoane juridice, PFA și alte entități similare, cu o limită pe zi și pe persoană;
- plăți către persoane juridice, cu o limită pe zi și pe persoană, plus un plafon total zilnic de plăți;
- încasări și plăți în relația cu persoanele fizice, inclusiv pentru livrări de bunuri și prestări de servicii;
- o limită pentru soldul de casă rămas la sfârșitul zilei, peste care surplusul trebuie depus la bancă.
Valorile acestor plafoane au fost modificate de mai multe ori în ultimii ani, iar unele s-au schimbat chiar în timpul aceluiași an fiscal. De aceea nu are sens să memorezi o cifră: verifică forma actualizată a Legii nr. 70/2015 la data operațiunii sau confirmă cu contabilul înainte de o plată mare în numerar.
Fragmentarea sumelor este interzisă
Nu poți împărți o factură de valoare mare în mai multe plăți zilnice sau în mai multe chitanțe, ca să te încadrezi în plafon. Legea interzice explicit fragmentarea, atât a încasărilor, cât și a plăților, iar la control se privește tranzacția în ansamblu, nu documentul individual. Același lucru este valabil și pentru facturile emise: nu diviza o livrare într-o serie de facturi doar ca să plătești cash.
Când poți depăși plafonul
Există situații reglementate în care operațiunile în numerar nu intră sub aceleași restricții, de exemplu depunerile la bancă în contul propriu, plata salariilor și a altor drepturi de personal, sau retragerile de numerar din contul propriu pentru cheltuieli curente. Acestea sunt excepții limitativ prevăzute de lege, deci nu le extinde prin analogie la alte tipuri de plăți.
Sancțiuni pentru nerespectarea disciplinei financiare
Nerespectarea regulilor privind numerarul se sancționează contravențional. Există două categorii de riscuri distincte:
- Depășirea plafoanelor de plăți cash: amenda se calculează, în general, ca procent din suma care depășește plafonul, cu un minim stabilit prin lege. Cu cât depășirea e mai mare, cu atât amenda crește.
- Ținerea incorectă a evidenței: lipsa registrului de casă, completarea cu întârziere, lipsa documentelor justificative sau neconcordanța dintre soldul scriptic și numerarul efectiv din casierie pot atrage amenzi pentru încălcarea regulilor contabile și, în cazuri grave, reconsiderarea unor sume ca venituri nejustificate.
Amenda se aplică, de regulă, ambelor părți implicate în operațiune, deci și celui care plătește, și celui care încasează peste plafon. Cuantumurile se actualizează periodic, așa că verifică textul în vigoare înainte de a estima un risc concret.
Bune practici pentru o casierie fără probleme
Câteva reguli simple îți reduc aproape complet expunerea la sancțiuni:
- completează registrul în ziua operațiunii, nu la final de lună, din memorie;
- numără efectiv banii din casierie la finalul zilei și compară cu soldul din registru. Diferențele se investighează imediat, nu peste o lună;
- depune la bancă surplusul de numerar peste limita admisă pentru soldul de casă;
- numerotează cronologic chitanțele și păstrează-le grupat, pe zile;
- separă banii firmei de banii personali. La SRL, retragerile din casierie fără document justificativ sunt o problemă clasică la control;
- folosește dispoziții de plată către casierie pentru avansurile de deplasare și cere decontul cu documente în termenul stabilit intern;
- orientează plățile mari către transfer bancar, chiar dacă te-ai încadra în plafon. Costul e zero, iar trasabilitatea îți simplifică orice verificare ulterioară.
Dacă ai mai multe puncte de lucru cu casierie, ține un registru separat pentru fiecare, cu soldul propriu, și centralizează lunar. Astfel poți identifica rapid unde apare o diferență.
Întrebări frecvente
Registrul de casă se ține zilnic sau doar când există operațiuni?
Se completează în fiecare zi în care există încasări sau plăți în numerar. În zilele fără nicio mișcare de casă nu ai ce înregistra, iar soldul rămâne neschimbat și se reportează la următoarea zi cu operațiuni.
Un PFA trebuie să țină registru de casă?
Da, dacă efectuează încasări sau plăți în numerar. PFA-urile care lucrează exclusiv prin contul bancar nu au mișcări de casierie de înregistrat, dar în momentul în care apare prima chitanță cash, evidența devine necesară.
Ce se întâmplă dacă soldul din registrul de casă este negativ?
Un sold negativ este imposibil în practică și semnalează o eroare: fie lipsește o încasare, fie o alimentare a casieriei din contul bancar, fie o plată a fost înregistrată la o dată greșită. Trebuie corectat prin identificarea documentului lipsă, nu prin ajustarea soldului.
Cât este plafonul de plăți cash între firme în 2026?
Plafoanele sunt stabilite prin Legea nr. 70/2015 și au fost modificate de mai multe ori în ultimii ani, inclusiv în cursul unui an fiscal. Verifică forma în vigoare la data operațiunii sau confirmă cu contabilul, mai ales înainte de o plată de valoare mare în numerar.