Ce este refacturarea cheltuielilor și când o folosești
Refacturarea cheltuielilor înseamnă că plătești un cost în numele tău (utilități, transport, cazare, asigurări), iar apoi îl recuperezi de la client sau chiriaș emițând o factură către acesta. Este o situație extrem de frecventă în practică: proprietarul refacturează chiriașului energia electrică și apa, o firmă de servicii refacturează clientului costul deplasării, un intermediar refacturează taxe plătite pentru altcineva. Deși pare o simplă recuperare de bani, refacturarea are reguli clare de TVA și de întocmire a facturii, iar greșelile se văd imediat la un control ANAF sau în decontul de TVA.
Pe scurt: când refacturezi o cheltuială, din punct de vedere fiscal se consideră că ai primit tu serviciul și că l-ai prestat mai departe beneficiarului. Nu ești un simplu "curier de facturi", ci intri în lanțul operațiunii, cu tot ce implică asta pentru TVA.
Baza legală: structura de comisionar
Codul fiscal prevede că, atunci când o persoană impozabilă primește o factură în nume propriu, dar pentru un serviciu care profită altei persoane, se consideră că a primit și a prestat ea însăși acel serviciu. Este așa-numita structură de comisionar. Consecințele practice sunt trei:
- Emiți factură către beneficiarul real al cheltuielii, nu un simplu decont sau o chitanță.
- Aplici regimul de TVA al operațiunii refacturate: aceeași natură a serviciului, deci în principiu aceeași cotă de TVA pe care a aplicat-o furnizorul inițial.
- Îți deduci TVA de pe factura primită de la furnizor (dacă ești plătitor de TVA) și colectezi TVA pe factura emisă de tine.
Important: refacturarea se face de regulă la costul din factura inițială, fără adaos. Dacă adaugi o marjă, nu mai vorbim de o refacturare pură, ci de o prestare de servicii proprie, cu prețul tău, ceea ce este perfect legal, dar se tratează ca orice vânzare obișnuită.
Ce cotă de TVA aplici la refacturare
Regula generală: refacturarea preia natura operațiunii inițiale, deci aplici cota de TVA valabilă pentru acel tip de serviciu la data la care refacturezi. În 2026, cotele de TVA din România sunt cota standard de 21% și cota redusă de 11% pentru anumite livrări și prestări expres prevăzute de lege. Câteva situații practice:
- Energie electrică, apă, gaze refacturate chiriașului: aplici cota valabilă pentru acea utilitate la momentul refacturării, aceeași pe care o vezi pe factura furnizorului.
- Transport sau cazare refacturate clientului: cota aferentă serviciului respectiv, nu automat cota standard.
- Servicii scutite de TVA (de exemplu anumite asigurări): refacturarea păstrează în principiu scutirea, dacă refacturezi exact serviciul, la cost.
Atenție la un detaliu care încurcă multă lume: dacă cota de TVA s-a schimbat între momentul facturii primite și momentul refacturării, contează regulile de exigibilitate de la data refacturării. În astfel de cazuri de tranziție merită să verifici cu contabilul, pentru că tratamentul depinde de tipul operațiunii și de datele exacte.
Ce faci dacă nu ești plătitor de TVA
Dacă firma sau PFA-ul tău nu este înregistrată în scopuri de TVA, refacturezi fără TVA, ca orice altă factură a ta. TVA-ul plătit furnizorului nu îl poți deduce și nici nu îl poți trece separat pe factura ta ca "TVA". El devine parte din costul tău, iar suma refacturată o stabilești astfel încât să îți acoperi costul total (valoarea cu TVA plătită furnizorului). Nu scrie niciodată "TVA 21%" pe o factură emisă de un neplătitor: este o greșeală care poate genera obligația de a plăti acel TVA la stat.
Refacturare sau sume decontate în numele clientului? Diferența contează
Există o a doua situație, diferită de refacturare: sumele achitate în numele și în contul clientului. Aici factura furnizorului este emisă direct pe numele clientului tău, iar tu doar ai plătit-o pentru el, ca un avans de bani. Aceste sume nu intră în baza de impozitare a TVA: nu emiți factură cu TVA pentru ele, ci le recuperezi pe bază de decont, anexând documentele justificative.
Cum le deosebești rapid:
- Factura furnizorului e pe numele tău: refacturezi, cu factură și cu regimul de TVA al serviciului.
- Factura furnizorului e pe numele clientului: doar decontezi suma, fără TVA, fără să o treci în veniturile tale.
Amestecarea celor două este una dintre cele mai frecvente erori: dacă refacturezi cu TVA o sumă plătită în numele clientului, colectezi TVA degeaba; dacă decontezi fără factură o cheltuială care era pe numele tău, ratezi colectarea TVA și riști diferențe la control.
Cum întocmești corect factura de refacturare
Factura de refacturare este o factură fiscală obișnuită, cu toate elementele obligatorii, transmisă și în sistemul e-Factura atunci când relația o cere (în 2026, facturile B2B și B2C între persoane impozabile stabilite în România se raportează în RO e-Factura). Ca să fie totul clar și ușor de justificat:
- Descrie explicit operațiunea: de exemplu "Refacturare energie electrică aferentă lunii iulie 2026, conform facturii furnizor nr. X din data Y".
- Refacturează aceeași valoare din factura inițială (baza impozabilă), aplicând cota de TVA corespunzătoare, dacă ești plătitor de TVA.
- Anexează sau păstrează la dosar copia facturii primite de la furnizor, ca document justificativ.
- Respectă termenul general de facturare: cel târziu în a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naștere faptul generator.
Ca să nu reconstruiești manual aceleași linii lună de lună, într-un program ca facturamea poți salva factura de utilități refacturată ca model sau factură recurentă, modifici doar valorile și o trimiți direct în e-Factura, cu numerotare și cote de TVA aplicate automat.
Exemplu practic: proprietar care refacturează utilități chiriașului
Un SRL plătitor de TVA închiriază un spațiu de birouri și primește factura de energie electrică pe numele său: 1.000 lei plus TVA. Contractul prevede că chiriașul suportă utilitățile. Proprietarul emite către chiriaș o factură de refacturare cu baza de 1.000 lei plus TVA la cota aplicabilă energiei electrice la data refacturării. Proprietarul deduce TVA de pe factura furnizorului și colectează TVA pe factura emisă, deci operațiunea este neutră pentru el. Chiriașul, la rândul lui, își deduce TVA dacă are drept de deducere.
Greșeli frecvente la refacturarea cheltuielilor
- Refacturarea cu totul (valoarea cu TVA) plus TVA din nou: baza refacturării este valoarea fără TVA din factura inițială, altfel dublezi taxa.
- Aplicarea automată a cotei standard pentru orice cheltuială refacturată, deși serviciul inițial avea cotă redusă sau era scutit.
- Emiterea unui simplu decont pentru cheltuieli care erau pe numele tău și trebuiau refacturate cu factură.
- Lipsa documentelor justificative: fără factura furnizorului atașată, suma refacturată este greu de apărat la control.
- Netransmiterea în e-Factura a facturilor de refacturare B2B, deși sunt facturi ca oricare altele.
Întrebări frecvente
Cu ce cotă de TVA se refacturează utilitățile către chiriaș în 2026?
Cu aceeași cotă aplicabilă utilității respective la data refacturării, în principiu cota de pe factura furnizorului. Refacturarea preia natura serviciului inițial, nu cota chiriei.
Pot refactura cheltuieli dacă nu sunt plătitor de TVA?
Da, emiți factura fără TVA, ca orice factură a ta. TVA-ul plătit furnizorului rămâne un cost pentru tine și îl poți include în suma refacturată, dar fără să îl evidențiezi ca TVA.
Refacturarea cheltuielilor se face cu adaos sau la cost?
Refacturarea propriu-zisă se face la costul din factura inițială. Dacă adaugi marjă, operațiunea devine o prestare de servicii proprie, facturată la prețul tău, cu regimul tău normal de TVA.
Factura de refacturare se transmite în e-Factura?
Da. Este o factură fiscală obișnuită, deci în 2026 se transmite în RO e-Factura conform regulilor generale, inclusiv în relațiile B2B dintre firme stabilite în România.