Prima factură la firmă nouă (SRL sau PFA): ce pregătești și cum o emiți corect

Prima factură la o firmă nouă: pe scurt, ce trebuie să faci

Ca să emiți prima factură la o firmă nou înființată, fie SRL, fie PFA, ai nevoie de câteva lucruri: firma înregistrată la Registrul Comerțului, cu cod fiscal (CUI) și activitatea autorizată, acces la Spațiul Privat Virtual (SPV) pentru e-Factura, o serie și o numerotare stabilite și statutul de TVA clarificat. După ce le ai, emiți factura cu toate elementele obligatorii și o transmiți în sistemul RO e-Factura în termenul legal. Mai jos găsești pașii pe rând, explicați pe înțelesul oricui, plus greșelile care apar cel mai des la început.

Ce verifici înainte să emiți prima factură

Mulți antreprenori încep să factureze a doua zi după ce primesc certificatul de înregistrare. Nu e nimic greșit în asta, cu condiția să ai deja rezolvate câteva lucruri de bază.

1. Firma este înregistrată și activitatea este autorizată

Poți factura doar pentru activități pe care firma le are autorizate, adică pentru coduri CAEN înscrise la Registrul Comerțului, la sediu sau la terți, după caz. Dacă vrei să vinzi ceva ce nu ai trecut la înființare, adaugă întâi codul CAEN respectiv. Verifică și că datele firmei (denumire, sediu, CUI, număr de înregistrare) sunt exact cele din certificat, pentru că le vei copia pe fiecare factură.

2. Ai acces la SPV și la e-Factura

În 2026, facturile emise între firme din România (B2B) se transmit obligatoriu prin sistemul RO e-Factura, iar obligația se aplică și facturilor către persoane fizice (B2C), cu regulile specifice în vigoare. Pentru asta, firma trebuie să aibă acces la Spațiul Privat Virtual al ANAF, de regulă prin certificat digital calificat (semnătură electronică). Fără acces la SPV, nu poți transmite facturile și nici nu poți descărca facturile primite de la furnizori.

Recomandarea practică: cumpără certificatul digital și fă înregistrarea în SPV imediat după înființare, pentru că procesul poate dura câteva zile.

3. Știi dacă ești sau nu plătitor de TVA

Statutul de TVA schimbă felul în care arată factura:

• Plătitor de TVA: pe factură apar codul de TVA (RO + CUI), cota de TVA aplicată și valoarea TVA pe fiecare cotă.
• Neplătitor de TVA, în regimul special de scutire pentru întreprinderi mici: nu adaugi TVA, dar trebuie să menționezi temeiul legal al scutirii (articolul din Codul fiscal). Mulți adaugă și mențiunea „neplătitor de TVA" pentru claritate.

Plafonul de scutire și regulile de trecere la plata TVA se pot schimba de la un an la altul, așa că verifică valoarea valabilă în anul în care emiți. Dacă ai optat pentru TVA la înregistrare, aplică TVA de la prima factură.

4. Ai un cont bancar pentru încasări

Contul bancar nu este, strict, un element obligatoriu al facturii conform Codului fiscal, dar în practică este indispensabil: clientul are nevoie de IBAN ca să plătească. În plus, anumite plăți între firme au limite pentru numerar, deci contul bancar îți simplifică viața de la început.

Cum stabilești seria și numărul primei facturi

Numerotarea facturilor trebuie să fie unică și în ordine crescătoare, într-una sau mai multe serii. Tu alegi seria (de exemplu, inițialele firmei) și de la ce număr începi. Nu este obligatoriu să pornești de la 1; poți începe, de exemplu, de la 0001 sau de la 100, important este ca de acolo numerele să curgă continuu, fără goluri nejustificate și fără dubluri.

Câteva sfaturi utile:

• Stabilește seriile printr-o decizie internă a administratorului (sau a titularului PFA) și păstreaz-o la dosar.
• Dacă ai mai multe puncte de lucru sau tipuri de activitate, poți folosi serii separate, fiecare cu numerotarea ei.
• Nu schimba seria fără motiv la mijlocul anului, ca să nu creezi confuzie la contabilitate și la eventuale controale.

Ce trebuie să conțină prima factură

Prima factură respectă aceleași reguli ca oricare alta. Elementele de bază sunt:

• seria și numărul facturii;
• data emiterii și, dacă e diferită, data livrării sau a prestării;
• datele tale: denumire, adresă, CUI sau cod de TVA, număr de înregistrare la Registrul Comerțului;
• pentru SRL, conform Legii societăților, și capitalul social pe documentele firmei;
• datele clientului: denumire sau nume, adresă, CUI sau cod de TVA, după caz;
• denumirea bunurilor sau serviciilor, cantitatea, unitatea de măsură și prețul unitar fără TVA;
• cota de TVA și valoarea TVA sau, după caz, mențiunea scutirii ori a regimului special aplicat;
• valoarea totală de plată.

Semnătura și ștampila nu mai sunt obligatorii pe factură. Contează ca datele să fie complete și corecte, mai ales codurile fiscale, pentru că o eroare aici poate duce la respingerea facturii în e-Factura.

Cum emiți și trimiți prima factură, pas cu pas

1. Adaugi clientul: introduci CUI-ul și verifici datele firmei în baza de date ANAF (denumire, adresă, statut de TVA).
2. Completezi produsele sau serviciile: denumire clară, cantitate, preț, cota de TVA.
3. Verifici totalurile și mențiunile speciale (scutire, taxare inversă, TVA la încasare, dacă e cazul).
4. Emiți factura și o trimiți clientului, de obicei pe e-mail, în PDF.
5. Transmiți factura în RO e-Factura, în format XML, prin SPV sau direct dintr-un program conectat la ANAF.
6. Verifici starea mesajului: factura trebuie să apară ca validată. Dacă primește eroare, o corectezi și o retrimiți.

Termenul de transmitere în e-Factura este, în regula generală, de 5 zile lucrătoare de la data emiterii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul-limită de emitere a facturii. Factura propriu-zisă se emite cel târziu până la data de 15 a lunii următoare celei în care a avut loc livrarea sau prestarea, dacă nu a fost emisă deja. Termenele pot avea excepții sau pot fi modificate legislativ, așa că verifică regula în vigoare.

Dacă nu vrei să generezi manual fișiere XML și să le încarci în SPV, într-un program ca facturamea poți emite factura și o poți trimite direct în e-Factura din aceeași fereastră, cu verificarea automată a datelor clientului după CUI.

Greșeli frecvente la prima factură

• Datele firmei tale sunt greșite: adresa sau numărul de înregistrare copiate greșit. Verifică o dată, cu atenție, datele din șablonul de factură.
• TVA aplicat greșit: firma nu e înregistrată în scopuri de TVA, dar factura conține TVA, sau invers. Asta creează probleme atât ție, cât și clientului.
• Uiți de e-Factura: factura trimisă doar pe e-mail, dar netransmisă în sistem, poate atrage amenzi.
• Numerotare haotică: facturi emise din mai multe fișiere Excel, cu numere duplicate sau sărite.
• Facturezi o activitate neautorizată: cod CAEN care nu e înscris la Registrul Comerțului.
• Nu păstrezi o copie: facturile emise și primite se arhivează pe perioada prevăzută de lege, chiar dacă există și în SPV.

Ce urmează după prima factură

După ce ai emis și transmis prima factură, urmează partea de rutină:

• urmărești încasarea: notezi termenul de plată și verifici în extrasul de cont când intră banii;
• descarci facturile primite de la furnizori din SPV, pentru evidența cheltuielilor;
• predai documentele contabilului lunar sau trimestrial, după cum ați stabilit;
• respecți termenele declarațiilor: pentru plătitorii de TVA, decontul de TVA; pentru toate firmele, declarațiile specifice formei de organizare și impozitării alese (impozit pe venitul microîntreprinderii, impozit pe profit, declarația unică pentru PFA).

Dacă vinzi direct către persoane fizice și încasezi numerar sau cu cardul, verifică și dacă ai obligația să folosești casă de marcat. Aceasta depinde de activitate și de modul de încasare.

Întrebări frecvente

Pot emite factură imediat după înființarea firmei?

Da, din momentul în care firma are certificat de înregistrare și CUI, iar activitatea facturată este autorizată. Practic, ai nevoie și de acces la SPV ca să transmiți factura în e-Factura în termenul legal.

Cu ce număr trebuie să încep prima factură?

Nu există un număr impus. Poți începe de la 1 sau de la alt număr ales de tine, cu condiția ca numerotarea să continue în ordine crescătoare, fără dubluri, în cadrul aceleiași serii.

Trebuie să trimit în e-Factura și prima factură către un client persoană fizică?

În regula generală din 2026, da: obligația de raportare în RO e-Factura acoperă și facturile către persoane fizice, cu regulile specifice acestora. Verifică eventualele excepții în vigoare pentru situația ta, de exemplu pentru operațiunile cu bon fiscal.

Ce fac dacă am greșit ceva pe prima factură?

Dacă factura a fost deja transmisă și validată în e-Factura, nu o ștergi: emiți o factură de stornare (cu minus) și apoi una corectă. Dacă a fost respinsă de sistem, corectezi eroarea și o retrimiți, fără a folosi un număr nou dacă ea nu a fost considerată emisă.