Ce este inventarierea anuală obligatorie și cine trebuie să o facă
Inventarierea anuală este operațiunea prin care verifici faptic, prin numărare, cântărire sau măsurare, tot ce deține firma ta: stocuri de marfă, materii prime, mijloace fixe, numerar în casierie, dar și creanțe și datorii. Pe scurt, compari realitatea din depozit și din bancă cu ce arată contabilitatea, iar diferențele le pui la punct. Obligația de inventariere a patrimoniului este prevăzută de Legea contabilității nr. 82/1991, iar regulile concrete de organizare și efectuare sunt date de normele aprobate prin OMFP nr. 2861/2009. Ele se aplică tuturor entităților care țin contabilitate, deci inclusiv SRL-urilor mici, ONG-urilor și PFA-urilor care conduc contabilitate în partidă dublă.
Regula de bază: inventarierea se face cel puțin o dată pe an, de regulă la sfârșitul exercițiului financiar, înainte de întocmirea situațiilor financiare anuale. De aceea se numește popular „inventarul de sfârșit de an”. Nu este o formalitate birocratică: fără o inventariere corectă, bilanțul nu reflectă realitatea, iar la un control ANAF diferențele nejustificate se pot transforma în cheltuieli nedeductibile, TVA de ajustat și accesorii.
Când se face inventarul și în ce situații devine obligatoriu în timpul anului
Inventarierea anuală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii se face de obicei în lunile noiembrie, decembrie sau ianuarie, în funcție de mărimea firmei și de volumul stocurilor. Important este ca rezultatele să fie înregistrate în contabilitate până la data întocmirii situațiilor financiare, astfel încât soldurile din bilanț să fie cele reale.
Pe lângă inventarul anual, normele prevăd și situații în care inventarierea devine obligatorie oricând în cursul anului:
- la schimbarea gestionarului, pentru predarea și primirea gestiunii;
- când există indicii de plusuri sau lipsuri în gestiune, de exemplu după o sesizare sau o verificare internă;
- în caz de furt, incendiu, inundație sau alte evenimente care afectează bunurile;
- la fuziune, divizare, lichidare sau încetarea activității;
- la cererea organelor de control, în condițiile legii.
Firmele fără activitate sau cu activitate redusă pot beneficia de proceduri simplificate, dar chiar și atunci trebuie să existe o formă de confirmare a soldurilor. Regula practică: dacă ai stocuri, casierie sau mijloace fixe, faci inventar clasic.
Documentele obligatorii la inventariere: de la decizie la proces-verbal
Multe firme greșesc nu pentru că nu numără marfa, ci pentru că nu lasă o urmă documentară. La control, ce nu e scris nu s-a întâmplat. Setul minim de documente arată așa:
- Decizia de inventariere, emisă de administrator, prin care se numește comisia de inventariere (cel puțin două persoane, de regulă fără gestionarul respectiv ca membru) și se stabilesc perioada, gestiunile și modul de desfășurare.
- Declarația de inventar dată de gestionar înainte de începerea numărării, în care confirmă că a predat toate documentele, că nu are bunuri primite sau eliberate fără acte și că nu deține bunuri ale terților nedeclarate.
- Listele de inventariere, completate pe gestiuni, cu denumirea bunului, unitatea de măsură, cantitatea faptică și, ulterior, cantitatea scriptică și diferențele. Se semnează de toți membrii comisiei și de gestionar.
- Procesul-verbal de inventariere, care sintetizează rezultatele: plusuri, minusuri, bunuri depreciate sau cu mișcare lentă, propuneri de compensare, de imputare sau de constituire de ajustări pentru depreciere.
- Registrul-inventar, în care se înscriu elementele inventariate grupate pe valori, la finalul exercițiului financiar.
Un detaliu care se uită des: cantitățile faptice se trec pe liste înainte de a te uita în evidența contabilă. Altfel comisia „ajustează” inconștient numărătoarea după sold, iar inventarul își pierde sensul. Dacă lucrezi cu un program de gestiune, listele de inventar se generează automat din stocul scriptic, dar coloana cu cantitatea faptică trebuie completată în teren. Într-un program ca facturamea poți scoate rapid situația stocurilor pe gestiune la o anumită dată, ca punct de plecare pentru comparație.
Ce faci cu minusul de inventar: imputare, TVA și deductibilitate
Minusul de inventar apare când stocul faptic este mai mic decât cel scriptic. Tratamentul depinde de cauză, iar aici se decid cei mai mulți bani:
- Minus imputabil, adică din vina unei persoane. Se emite decizia de imputare, se recuperează valoarea de la persoana responsabilă și se înregistrează un venit din despăgubiri. Imputarea se face, în general, la valoarea de înlocuire, nu la cost istoric.
- Perisabilități în limitele legale. Pentru anumite categorii de bunuri există limite maxime de perisabilitate stabilite prin hotărâre de guvern. În limitele respective, pierderile sunt tratate ca fiind normale procesului de depozitare și transport.
- Bunuri degradate calitativ, expirate, distruse sau furate. Codul fiscal prevede condiții stricte pentru deducerea cheltuielii și pentru evitarea ajustării TVA: dovezi privind distrugerea sau casarea, procese-verbale, contracte de valorificare a deșeurilor, documente de la asigurator sau de la poliție, după caz.
- Minus nejustificat. Este cel mai scump scenariu: cheltuiala devine nedeductibilă la calculul impozitului pe profit și, dacă ai dedus TVA la achiziție, ești obligat să ajustezi TVA-ul dedus.
Compensarea plusurilor cu minusurile este permisă doar între sortimente confundabile ale aceluiași bun, de exemplu produse similare din aceeași grupă, la același gestionar și în aceeași perioadă. Nu poți compensa lipsa la un produs scump cu plusul la un produs ieftin doar ca să iasă valoarea.
Plusul de inventar
Plusul înseamnă că ai mai multă marfă decât arată evidența. Se înregistrează în contabilitate ca intrare de stoc, cu efect de reducere a cheltuielii sau de venit, în funcție de natura bunului. Atenție însă la cauză: plusurile repetate indică, de obicei, recepții neînregistrate, NIR-uri lipsă sau facturi de achiziție neintroduse la timp, deci o problemă de proces, nu un noroc.
Greșeli frecvente și cum le eviți
- Inventar făcut „pe hârtie”, doar prin listarea soldurilor din program. Fără numărare faptică, nu este inventariere.
- Documente semnate ulterior, în grabă. Listele nesemnate de gestionar sau comisia formată dintr-o singură persoană sunt printre primele lucruri verificate la control.
- Ignorarea creanțelor și datoriilor. Inventarierea nu se oprește la marfă: soldurile clienților și furnizorilor se confirmă, ideal, prin extrase de cont sau puncte de reconciliere.
- Stocuri cu mișcare lentă lăsate la valoarea inițială. Dacă marfa nu se mai vinde sau s-a depreciat, comisia trebuie să propună ajustări pentru depreciere.
- Numărare în timp ce se vinde. Ideal, gestiunea se „îngheață” pe durata inventarierii, iar intrările și ieșirile din acea zi se tratează separat, pe baza documentelor.
Cum îți ușurezi inventarul cu un program de facturare și gestiune
Cea mai mare parte din efortul inventarierii vine din faptul că evidența scriptică este deja greșită: NIR-uri neînregistrate, facturi de achiziție introduse cu întârziere, bonuri de consum lipsă. Dacă emiți facturile și înregistrezi recepțiile în același sistem, stocul scriptic rămâne aproape de realitate tot anul, iar inventarul devine o verificare, nu o reconstrucție. Practic, ai nevoie de trei lucruri: intrări documentate prin NIR, ieșiri legate automat de facturi și bonuri, și un raport de stoc la o dată aleasă, pe care să îl tipărești ca listă de inventariere.
Un ultim sfat: păstrează dosarul de inventariere împreună cu documentele contabile ale anului respectiv. Termenele de păstrare a documentelor justificative și a registrelor contabile sunt reglementate distinct, iar registrul-inventar face parte din registrele obligatorii, deci se arhivează, nu se aruncă după închiderea bilanțului.
Întrebări frecvente
Este obligatorie inventarierea anuală pentru un SRL mic, fără stocuri?
Da, obligația de inventariere se aplică tuturor entităților care conduc contabilitate, indiferent de mărime. Diferă doar amploarea: dacă nu ai stocuri, inventariezi casieria, disponibilul din bancă, eventualele mijloace fixe, creanțele și datoriile, iar procedura poate fi simplificată, dar documentată.
Ce se întâmplă dacă nu fac inventarierea sau nu o documentez?
Nerespectarea obligațiilor privind inventarierea și întocmirea registrului-inventar poate fi sancționată contravențional conform legii contabilității. În plus, riscul fiscal este mai mare decât amenda: minusurile nejustificate devin cheltuieli nedeductibile și pot atrage ajustarea TVA-ului dedus, cu dobânzi și penalități aferente.
Cine face parte din comisia de inventariere într-o firmă cu doi angajați?
Comisia trebuie să aibă cel puțin două persoane, numite prin decizie scrisă de administrator. În firmele foarte mici pot fi administratorul și un angajat sau un colaborator, cu condiția ca gestionarul bunurilor inventariate să nu fie cel care își verifică singur propria gestiune.
Pot compensa un minus de marfă cu un plus la alt produs?
Doar în condiții limitate: compensarea este permisă între sortimente confundabile ale aceluiași bun, la aceeași gestiune și în aceeași perioadă, cu aprobarea administratorului pe baza propunerii comisiei. Diferențele rămase după compensare se tratează separat, ca plus de inventar sau ca minus imputabil ori neimputabil.