Facturi primite în e-Factura: unde le găsești și cum le descarci din SPV
Facturile primite de la furnizori prin sistemul RO e-Factura se găsesc în Spațiul Privat Virtual (SPV) al firmei, în secțiunea dedicată e-Factura, ca mesaje de tip „factură primită". Le descarci ca arhivă ZIP care conține fișierul XML original și semnătura Ministerului Finanțelor. Atenție: lista de mesaje din SPV afișează doar ultimele 60 de zile, așa că e important să descarci și să arhivezi facturile de achiziție periodic, nu o dată pe an.
În acest ghid afli cum funcționează descărcarea facturilor de la furnizori din ANAF, cum transformi XML-ul în PDF, cum verifici dacă o factură e corectă și cum o înregistrezi în contabilitate, plus ce faci când o factură lipsește din SPV.
Ce înseamnă „factură primită" în RO e-Factura
Pentru tranzacțiile între firme stabilite în România (B2B), furnizorul este obligat să transmită factura prin RO e-Factura. Sistemul o validează, îi aplică semnătura electronică a Ministerului Finanțelor și o pune la dispoziția cumpărătorului în SPV. Din acel moment, factura apare la tine ca factură primită.
Câteva lucruri esențiale de reținut:
- Originalul este XML-ul, nu PDF-ul. Fișierul XML descărcat din sistem, împreună cu semnătura MF, reprezintă documentul cu valoare legală.
- PDF-ul primit pe email este doar informativ. Pentru operațiunile B2B interne, o factură trimisă doar pe email, fără să treacă prin e-Factura, nu înlocuiește obligația furnizorului de a o transmite în sistem.
- Termenul de transmitere pentru furnizor este, conform reglementărilor în vigoare, de 5 zile calendaristice de la data emiterii. Dacă regulile se modifică, verifică termenul actual pe site-ul ANAF.
Cum descarci facturile primite din SPV, pas cu pas
1. Accesul în SPV
Pentru o societate (SRL, SA etc.), accesul la e-Factura se face, de regulă, cu un certificat digital calificat, iar persoana care îl folosește trebuie să fie înregistrată ca reprezentant al firmei în SPV. Pentru PFA și alte forme de organizare există și variante de acces prin contul de persoană fizică; condițiile pot diferi în funcție de situația ta, așa că verifică pe ANAF ce opțiune ți se aplică.
2. Lista de mesaje e-Factura
În interfața e-Factura alegi opțiunea de listare a mesajelor, introduci CUI-ul firmei și numărul de zile pentru care vrei să vezi mesajele (maximum 60). Vei vedea mai multe tipuri de mesaje:
- facturi primite, adică facturile de la furnizori;
- facturi trimise, adică propriile tale facturi validate;
- erori, pentru facturile tale respinse la validare.
3. Descărcarea arhivei ZIP
Pentru fiecare factură primită descarci o arhivă ZIP. În ea găsești două fișiere XML: factura propriu-zisă și fișierul de semnătură. Păstrează-le pe amândouă, nemodificate, în arhiva firmei.
4. Transformarea XML în PDF
XML-ul nu se citește ușor. ANAF pune la dispoziție un serviciu online gratuit de transformare a facturii XML în PDF, dar și unul de validare a semnăturii. PDF-ul rezultat te ajută să citești factura, să o verifici și să o trimiți contabilului, dar originalul rămâne XML-ul.
De ce limita de 60 de zile contează
Mulți antreprenori descoperă prea târziu că facturile mai vechi de 60 de zile nu mai apar în lista din SPV. Dacă nu le-ai descărcat la timp, recuperarea devine mai complicată: trebuie să le ceri furnizorului sau să apelezi la alte metode, care consumă timp.
Bune practici:
- descarcă facturile primite cel puțin o dată pe săptămână sau, ideal, automat;
- organizează arhiva pe luni și pe furnizori, cu fișierele ZIP originale;
- păstrează facturile pe toată durata legală de arhivare a documentelor financiar-contabile, care depinde de tipul documentului.
Varianta cea mai comodă este conectarea programului de facturare la e-Factura. De exemplu, într-un program ca facturamea poți prelua automat facturile primite din SPV, fără să descarci manual fiecare ZIP și fără să te uiți la calendar ca să nu pierzi fereastra de 60 de zile.
Cum verifici o factură primită de la furnizor
Faptul că o factură a trecut de validarea ANAF înseamnă doar că respectă formatul tehnic și anumite reguli de bază. Nu înseamnă că este corectă comercial sau fiscal. Înainte să o înregistrezi și să o plătești, verifică:
- datele firmei tale: denumire, CUI, adresă; o factură pe alt CUI nu îți aparține;
- produsele sau serviciile: corespund comenzii, contractului sau avizului de însoțire;
- cantitățile și prețurile: coincid cu ce ai primit efectiv (pentru mărfuri, compară cu recepția);
- cota de TVA aplicată și regimul fiscal (taxare normală, taxare inversă, TVA la încasare);
- termenul de plată și contul IBAN al furnizorului;
- statutul de TVA al furnizorului, dacă ai dubii, îl poți verifica în registrele publice ANAF.
Ce faci dacă factura primită are greșeli
Ca beneficiar, nu poți modifica o factură primită. Corectarea este responsabilitatea furnizorului: el emite o factură de stornare (totală sau parțială) și, dacă e cazul, o factură nouă, corectă, pe care le transmite tot prin e-Factura. Tu comunici furnizorului problema, în scris, și înregistrezi documentele corective când apar în SPV.
Cum înregistrezi facturile primite în contabilitate
După verificare, factura de achiziție intră în evidența contabilă. Pașii uzuali sunt:
- Recepția, în cazul mărfurilor și materialelor: întocmești nota de recepție (NIR) și actualizezi gestiunea stocurilor.
- Înregistrarea în jurnalul de cumpărări, cu baza impozabilă și TVA-ul aferent, în funcție de regimul aplicabil.
- Înregistrarea datoriei față de furnizor, de regulă în contul 401 „Furnizori", până la plată.
- Plata și închiderea datoriei, cu legătura dintre extrasul bancar și factură.
Pentru plătitorii de TVA, dreptul de deducere se exercită în condițiile prevăzute de Codul fiscal, iar factura emisă corect este documentul justificativ de bază. Dacă furnizorul aplică TVA la încasare, sau dacă tu aplici acest sistem, deducerea poate fi amânată până la plată. Situația exactă depinde de regimul fiecărei părți, așa că discută cazurile neclare cu contabilul.
Legătura cu decontul e-TVA
ANAF folosește datele din e-Factura pentru a genera decontul de TVA precompletat (RO e-TVA). Dacă ai facturi primite neînregistrate sau înregistrate diferit, pot apărea diferențe față de decontul depus de tine. De aceea, este bine ca toate facturile din SPV să fie preluate complet și la timp în evidența ta.
Ce faci dacă o factură lipsește din SPV
Se întâmplă destul de des: ai primit marfa și un PDF pe email, dar factura nu apare în e-Factura. Posibilele cauze:
- furnizorul nu a transmis-o încă (e posibil să fie încă în termenul legal);
- a transmis-o, dar a fost respinsă la validare și nu a corectat-o;
- a transmis-o pe un CUI greșit;
- factura e mai veche de 60 de zile și nu mai apare în lista ta.
Soluția practică: contactează furnizorul, cere-i indexul de încărcare sau confirmarea că factura a fost validată, și verifică dacă datele tale de identificare sunt corecte. Nu te baza doar pe PDF pentru operațiunile B2B interne.
Descărcare manuală sau automată: ce alegi
Dacă ai câteva facturi de achiziție pe lună, descărcarea manuală din SPV poate fi suficientă, cu condiția să o faci regulat. Când volumul crește, procesul manual devine riscant: fișiere pierdute, facturi uitate, diferențe în e-TVA.
Un program de facturare conectat la ANAF prin API poate face automat următoarele: preia facturile primite, le afișează lizibil, le păstrează XML-ul original și le leagă de furnizor, de recepție și de plată. Pentru antreprenori și PFA fără contabil intern, acest flux economisește ore în fiecare lună.
Întrebări frecvente
Cât timp rămân facturile primite disponibile în SPV?
În lista de mesaje e-Factura poți vedea mesajele din ultimele maximum 60 de zile. De aceea e recomandat să descarci facturile primite regulat și să le arhivezi singur, în format XML original.
Factura primită în PDF pe email este valabilă fără e-Factura?
Pentru tranzacțiile B2B între firme din România, documentul cu valoare legală este factura transmisă prin RO e-Factura, adică XML-ul cu semnătura MF. PDF-ul pe email este doar o copie informativă.
Cum transform factura XML din SPV în PDF?
Poți folosi serviciul online gratuit al ANAF de transformare XML în PDF sau un program de facturare care face conversia automat. PDF-ul e util pentru citire și arhivare, dar originalul rămâne XML-ul.
Ce fac dacă furnizorul a greșit factura trimisă în e-Factura?
Nu poți modifica tu factura primită. Anunță furnizorul, care trebuie să emită o factură de stornare și, dacă e cazul, o factură nouă corectă, transmise tot prin e-Factura.