Factura de avans se emite atunci când încasezi bani de la client înainte de a livra marfa sau de a presta serviciul. Nu este opțională: Codul fiscal te obligă să facturezi avansul încasat, cel târziu până în a 15-a zi a lunii următoare celei în care ai primit banii. La livrare, avansul se regularizează pe factura finală, de regulă prin stornare. În acest ghid vezi pas cu pas cum se emite factura de avans, ce cotă de TVA aplici, cum o transmiți în e-Factura și cum faci corect regularizarea.
Ce este factura de avans și când ești obligat să o emiți
Factura de avans este o factură fiscală obișnuită, cu toate elementele obligatorii (serie, număr, date de identificare, cotă de TVA dacă ești plătitor), emisă pentru o sumă încasată înainte de livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor. Diferența față de o factură normală este că nu atestă o livrare, ci o plată anticipată, de aceea pe document se menționează clar că este vorba de un avans.
Situațiile tipice în care apare: clientul plătește 30% la semnarea contractului, încasezi integral înainte de execuție (frecvent la servicii, mobilă la comandă, construcții) sau primești o plată pe baza unei proforme. Regula de bază este simplă:
- Ai încasat bani înainte de livrare? Trebuie să emiți factură de avans.
- Termenul de emitere: cel târziu a 15-a zi a lunii următoare celei în care ai încasat avansul, conform art. 319 din Codul fiscal.
- Excepție practică: dacă livrezi bunurile sau finalizezi serviciul înainte de acest termen, poți emite direct factura finală pentru întreaga valoare, fără o factură de avans separată.
Proformă, factură de avans, factură finală: care e diferența
Proforma este doar o cerere de plată, fără valoare fiscală: nu se înregistrează în contabilitate și nu se transmite în e-Factura. Factura de avans este document fiscal și generează obligații de TVA. Factura finală (numită și factură de regularizare) atestă livrarea efectivă și stornează avansul facturat anterior. Un flux corect arată așa: proformă, încasare, factură de avans, livrare, factură finală cu regularizarea avansului.
Ce TVA aplici pe factura de avans
Pentru plătitorii de TVA, exigibilitatea taxei intervine la data încasării avansului. Cu alte cuvinte, TVA devine datorată în momentul în care primești banii, nu la livrare. Pe factura de avans aplici cota de TVA în vigoare la data încasării, valabilă pentru bunul sau serviciul respectiv (în 2026, cota standard în România este 21%, iar cota redusă principală 11%).
Dacă nu ești plătitor de TVA (PFA sau SRL neplătitor), emiți factura de avans fără TVA, la fel ca orice altă factură a ta. Obligația de a factura avansul în termen rămâne însă valabilă.
Ce faci dacă se schimbă cota de TVA între avans și livrare
Aici apar cele mai multe încurcături. Regula din Codul fiscal: la livrare se aplică cota în vigoare la data faptului generator, adică la data livrării sau prestării, cu regularizarea avansurilor facturate cu altă cotă. Concret, dacă ai facturat un avans cu vechea cotă, iar livrarea are loc după modificarea cotelor (cum s-a întâmplat la trecerea de la 19% la 21%), pe factura finală stornezi avansul cu cota veche și facturezi întreaga valoare cu cota nouă. Situațiile pot diferi în funcție de tipul operațiunii, așa că la sume mari merită confirmat cu contabilul.
Cum se regularizează avansul pe factura finală
La livrarea bunurilor sau finalizarea serviciului emiți factura finală. Practica recomandată și cea mai clară pentru client și pentru contabilitate este regularizarea prin stornare pe aceeași factură:
- Facturezi întreaga valoare a livrării, cu TVA aferentă.
- Adaugi un rând de storno avans, cu minus, care anulează avansul facturat anterior (cu trimitere la numărul facturii de avans).
- Totalul facturii finale rezultă ca diferență: valoarea totală minus avansul deja încasat.
Un exemplu simplu, cu TVA 21%: vinzi mobilier la comandă de 5.000 lei plus TVA. Clientul plătește un avans de 1.000 lei plus TVA, deci emiți factură de avans de 1.000 lei plus 210 lei TVA, total 1.210 lei. La livrare, factura finală arată așa: mobilier 5.000 lei plus 1.050 lei TVA, storno avans -1.000 lei și -210 lei TVA, rest de plată 4.000 lei plus 840 lei TVA, adică 4.840 lei. Suma tuturor facturilor reflectă exact valoarea tranzacției, fără dubluri.
Alternativa acceptată este să facturezi doar diferența rămasă, cu mențiunea avansului deja facturat, dar varianta cu stornare este mai transparentă și reduce riscul de erori în jurnalele de TVA. Într-un program ca facturamea poți genera factura de regularizare direct din factura de avans, cu rândul de storno completat automat, ceea ce elimină greșelile de calcul la TVA.
Factura de avans în e-Factura și în contabilitate
Factura de avans urmează aceleași reguli ca orice factură fiscală:
- e-Factura: se transmite în sistemul RO e-Factura, atât în relația B2B, cât și B2C, în termen de 5 zile lucrătoare de la emitere. Și factura finală, cu rândurile de storno ale avansului, se transmite la fel.
- Contabilitate: avansurile încasate de la clienți se evidențiază distinct (contul 419, Clienți creditori), iar TVA se colectează la data încasării. La factura finală, avansul se închide și se înregistrează venitul.
- Gestiune: factura de avans nu descarcă gestiunea, pentru că nu există încă o livrare. Marfa iese din stoc doar pe baza facturii finale sau a avizului de însoțire.
- Avans în valută: pentru TVA se folosește cursul BNR valabil la data încasării avansului, iar la livrare se regularizează doar diferența, la cursul de la data livrării.
Greșeli frecvente la facturile de avans
- Avans încasat și nefacturat: banii intră în cont pe baza proformei, iar factura de avans nu se mai emite deloc. La un control, TVA aferentă avansului este oricum datorată din luna încasării, plus eventuale amenzi pentru nefacturare.
- Lipsa regularizării: se emite factura finală pe întreaga valoare, fără stornarea avansului. Rezultatul este o facturare dublă a aceleiași sume, venituri umflate artificial și TVA colectată de două ori.
- Anularea facturii de avans în loc de storno: o factură transmisă în e-Factura nu se mai poate șterge, se corectează doar prin stornare.
- Cota de TVA greșită la regularizare: stornarea avansului trebuie făcută cu aceeași cotă cu care a fost facturat avansul, iar livrarea cu cota în vigoare la data livrării.
- Descărcarea gestiunii la avans: stocul se mișcă la livrare, nu la încasarea avansului.
Întrebări frecvente
În cât timp trebuie emisă factura de avans după încasarea banilor?
Cel târziu până în a 15-a zi a lunii următoare celei în care ai încasat avansul. Dacă livrezi înainte de acest termen, poți emite direct factura finală pentru toată valoarea, fără factură de avans separată.
Se trimite factura de avans în e-Factura?
Da. Factura de avans este o factură fiscală și se transmite în RO e-Factura în termen de 5 zile lucrătoare de la emitere, la fel ca factura finală care o regularizează. Proforma, în schimb, nu se transmite.
Ce cotă de TVA aplic dacă avansul a fost facturat cu altă cotă decât cea de la livrare?
Pe factura finală stornezi avansul cu cota cu care a fost facturat inițial și facturezi întreaga livrare cu cota în vigoare la data livrării. Diferența de TVA se regularizează astfel automat pe factura finală.
Pot emite factură de avans dacă nu sunt plătitor de TVA?
Da. Emiți factura de avans fără TVA, ca orice factură a ta, respectând același termen de emitere. Obligația de facturare a avansului nu depinde de statutul de plătitor de TVA.
Factura de avans descarcă gestiunea?
Nu. Avansul reflectă doar o încasare anticipată, nu o livrare. Marfa se scade din stoc la emiterea facturii finale sau a avizului de însoțire, în momentul livrării efective.