Decontul de cheltuieli și avansul spre decontare: ghid practic pentru firme (2026)

Ce este decontul de cheltuieli și avansul spre decontare

Avansul spre decontare (numit și avans de trezorerie) înseamnă o sumă de bani pe care firma o dă unui angajat sau administratorului ca să cumpere ceva în numele ei: materiale, combustibil, o taxă, cazare la o deplasare. Decontul de cheltuieli este documentul prin care persoana respectivă justifică ce a făcut cu banii: atașează facturile și bonurile, arată cât a cheltuit și returnează restul sau primește diferența. Pe scurt: avansul e banul dat, decontul e dovada felului în care a fost folosit.

Pentru o firmă mică, decontarea corectă a cheltuielilor contează din trei motive: cheltuiala poate fi dedusă la impozit, TVA-ul poate fi recuperat, iar la un control ANAF nu rămân sume „în aer” pe care nu le poți explica. Mai jos găsești pașii, documentele necesare și greșelile care apar cel mai des.

Când ai nevoie de un avans spre decontare

Situațiile tipice în care o firmă dă bani „în avans” unei persoane sunt:

• Achiziții mărunte plătite cu numerar sau cu cardul personal: consumabile, piese, materiale de curățenie.
• Deplasări în interes de serviciu: transport, cazare, taxe de drum, parcare.
• Plăți urgente la furnizori care nu acceptă transfer bancar sau când plata trebuie făcută pe loc.
• Taxe și tarife plătite la ghișeu: taxe de la Registrul Comerțului, timbre, avize.

Există și situația inversă, foarte frecventă la SRL-urile mici: administratorul plătește din banii proprii o cheltuială a firmei și abia apoi cere banii înapoi. Și în acest caz se întocmește un decont, doar că firma nu a dat nimic în avans, ci datorează suma persoanei care a plătit.

Cum se acordă corect un avans spre decontare

1. Decizia și dispoziția de plată

Avansul se dă pe baza unei aprobări (a administratorului sau a persoanei desemnate) și, dacă se plătește din casierie, cu o dispoziție de plată către casierie. Suma apare în registrul de casă ca ieșire, iar persoana care primește banii semnează de primire. Dacă avansul se face prin virament în contul bancar al angajatului, dovada este extrasul de cont, iar la detalii plată e bine să scrii clar „avans spre decontare”.

2. Atenție la limitele de numerar

Legea 70/2015 privind plățile în numerar limitează și avansurile spre decontare acordate de firme, pe persoană și pe zi. Plafoanele au fost modificate în ultimii ani, așa că verifică valoarea în vigoare în 2026 înainte să dai sume mari cash. Pentru achiziții mai mari, varianta sigură este plata prin bancă direct către furnizor.

3. Scopul și termenul de justificare

Stabilește din start pentru ce se dă avansul și până când trebuie justificat. Termenul concret se fixează prin procedura internă a firmei. Pentru deplasări, practica curentă este ca decontul să fie depus în câteva zile lucrătoare de la întoarcere (de regulă 3 zile lucrătoare). Un termen scurt și clar te scapă de avansuri uitate luni întregi în evidență.

Ce documente justifică cheltuielile din decont

Decontul are valoare doar dacă are acte în spate. Ce documente sunt acceptate și ce drept îți dau:

• Factura pe numele firmei, cu denumirea și CUI-ul tău: este documentul ideal. Justifică cheltuiala și permite deducerea TVA-ului, dacă ești plătitor de TVA.
• Bonul fiscal cu CUI-ul firmei, pentru valori de până la 100 de euro: are regim de factură simplificată, deci permite și deducerea TVA.
• Bonul fiscal fără CUI: dovedește plata, dar TVA-ul nu poate fi dedus, iar deductibilitatea cheltuielii la impozit poate fi contestată. Evită-l cât poți.
• Chitanța: dovedește plata în numerar, dar nu înlocuiește factura. Merge împreună cu ea.
• Documente de transport și cazare: bilete, tichete de parcare, facturi de hotel pe numele firmei.

Regula practică pentru oamenii care fac cumpărături pentru firmă: cer întotdeauna factură sau bon cu CUI. Un bon fără CUI înseamnă de multe ori TVA pierdut.

Cum se întocmește decontul de cheltuieli, pas cu pas

1. Adună documentele: toate facturile și bonurile legate de avans, în ordine.
2. Completează decontul: numele persoanei, suma primită, lista cheltuielilor (document, dată, furnizor, valoare) și totalul cheltuit. Documentele financiar-contabile sunt reglementate de OMFP 2634/2015, iar decontul trebuie să conțină cel puțin aceste informații.
3. Calculează diferența: suma primită minus suma cheltuită.
4. Regularizează:
   • dacă a rămas bani, persoana îi returnează la casierie, pe bază de dispoziție de încasare;
   • dacă a cheltuit mai mult decât a primit, firma îi dă diferența, pe bază de dispoziție de plată.
5. Aprobă și arhivează: decontul se semnează de persoana care îl depune și de cea care îl aprobă, apoi merge la contabilitate împreună cu documentele justificative.

Cum se înregistrează în contabilitate (cont 542)

Avansurile spre decontare se urmăresc în contul 542 „Avansuri de trezorerie”. Pe înțelesul tuturor, fluxul arată așa:

• La acordarea avansului din casierie: 542 = 5311. Banii ies din casă, dar firma „are de primit” justificarea de la persoana respectivă.
• La justificare: cheltuielile (de exemplu 6022 combustibil, 604 materiale, 625 deplasări) și TVA-ul deductibil (4426) se înregistrează pe seama contului 542.
• La returnarea restului: 5311 = 542.
• La plata diferenței către persoană, dacă a cheltuit în plus: 542 = 5311.

La final, contul 542 trebuie să aibă sold zero pentru avansul respectiv. Un sold vechi pe 542 este un semnal de alarmă la orice control: arată bani ieșiți din firmă și nejustificați.

Dacă administratorul (care e și asociat) plătește din banii lui, suma datorată de firmă se evidențiază de regulă în contul 455 „Sume datorate acționarilor/asociaților” sau într-un cont de decontări cu personalul, în funcție de situație. Discută cu contabilul varianta potrivită pentru tine.

Decontul de deplasare și diurna

La deplasări, decontul cuprinde de obicei transportul, cazarea și diurna. Diurna acordată angajaților nu este impozabilă până la un plafon: 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru instituțiile publice, în limita a 3 salarii de bază pe lună. Ce depășește plafonul se tratează ca venit salarial, cu impozit și contribuții. Nivelurile de referință se pot schimba, așa că verifică valorile aplicabile în 2026. Pentru deplasare ai nevoie și de ordinul de deplasare (delegație), cu datele plecării, sosirii și scopul deplasării.

Ce se întâmplă cu avansurile nejustificate

Dacă o persoană nu justifică avansul și nici nu returnează banii, suma rămâne o datorie a ei față de firmă. Firma trebuie să o recupereze, de exemplu prin returnare în numerar sau, pentru angajați, prin reținere pe statul de plată, cu acordul acestora sau în condițiile legii.

Riscurile unui avans nejustificat pe termen lung:

• la un control fiscal, suma poate fi considerată venit al persoanei, cu impozit și contribuții datorate;
• cheltuielile fără documente corecte nu sunt deductibile, deci plătești impozit mai mare;
• soldurile vechi pe 542 sau în casierie ridică suspiciuni și pot duce la verificări suplimentare.

Greșeli frecvente la decontarea cheltuielilor

• Facturi emise pe numele persoanei fizice, nu al firmei.
• Bonuri fără CUI, deci TVA nedeductibil.
• Avansuri date „din buzunar”, fără dispoziție de plată și fără să apară în registrul de casă.
• Cheltuieli personale strecurate în decont, care nu au legătură cu activitatea firmei.
• Deconturi depuse după luni de zile, când documentele s-au pierdut deja.

Cel mai simplu e să ai casieria și facturile de la furnizori într-un singur loc. Într-un program ca facturamea poți ține registrul de casă, poți înregistra facturile de achiziție și poți vedea imediat ce a ieșit din casă și ce s-a justificat, fără tabele separate.

Întrebări frecvente

În cât timp trebuie justificat un avans spre decontare?

Termenul se stabilește prin procedura internă a firmei. Pentru deplasări, practica obișnuită este ca decontul să fie depus în câteva zile lucrătoare de la întoarcere, de regulă 3. Important e ca termenul să fie scris și respectat.

Pot deconta o cheltuială plătită cu cardul personal?

Da, dacă factura sau bonul cu CUI este pe numele firmei și cheltuiala ține de activitate. Întocmești un decont, iar firma îți restituie suma prin casierie sau prin transfer bancar.

Este bun un bon fiscal fără CUI pentru decont?

Dovedește plata, dar nu îți permite deducerea TVA-ului, iar deductibilitatea cheltuielii la impozit poate fi contestată. Cere întotdeauna factură sau bon cu CUI-ul firmei.

Ce cont contabil se folosește pentru avansul spre decontare?

Contul 542 „Avansuri de trezorerie”. La acordare se debitează 542, la justificare se închide pe cheltuieli și TVA, iar restul returnat sau diferența plătită se regularizează prin casierie sau prin bancă.