Ce este Declarația Unică pentru PFA și cine o depune
Declarația Unică (formularul 212) este documentul prin care o persoană fizică autorizată își declară veniturile realizate și contribuțiile sociale datorate către ANAF. Dacă ai un PFA, o întreprindere individuală, obții venituri din activități independente, din chirii, din investiții sau din activități agricole, declarația unică este locul unde raportezi tot: venitul net, impozitul pe venit, CAS (pensie) și CASS (sănătate). În practică, este singurul formular anual pe care majoritatea PFA-urilor trebuie să îl completeze pentru veniturile proprii, iar corectitudinea lui depinde direct de cât de bine ți-ai ținut evidența facturilor și a cheltuielilor pe parcursul anului.
Depun declarația unică persoanele fizice care realizează venituri din surse pentru care impozitul nu se reține la sursă, precum și cele care datorează contribuții sociale ca urmare a depășirii plafoanelor legale. Concret, ai obligația să o depui dacă ești PFA în sistem real sau la normă de venit, dacă ai încasat chirii, dividende peste plafon, câștiguri din criptomonede sau din tranzacții bursiere neimpozitate la sursă, ori dacă vrei să te asiguri opțional la sănătate.
Ce nu acoperă declarația unică
Este important de reținut ce rămâne în afara acestui formular:
- impozitul pe salarii și contribuțiile pentru angajații PFA-ului, care se declară în Declarația 112;
- TVA, care se raportează prin decontul de TVA (formularul 300), dacă PFA-ul este înregistrat în scopuri de TVA;
- obligațiile firmelor de tip SRL, care au un regim complet diferit (impozit pe profit sau microîntreprindere).
Cum se completează Declarația Unică pas cu pas
Formularul are, în esență, două capitole. Primul se referă la veniturile realizate în anul anterior, iar al doilea la venitul estimat pentru anul în curs, atunci când este necesar. Iată pașii pe care îi urmezi.
Pasul 1: adună documentele
Înainte de a deschide formularul, pregătește Registrul de evidență fiscală (sau Registrul-jurnal de încasări și plăți), toate facturile emise și încasate, documentele de cheltuieli deductibile și extrasele bancare. Dacă emiți facturile într-un program ca facturamea, ai deja totalul încasărilor și lista completă a documentelor pe an, ceea ce reduce mult timpul de verificare și riscul de a omite o factură.
Pasul 2: stabilește sistemul de impunere
PFA-urile pot fi impozitate în două moduri, iar modul de completare diferă:
- Sistem real: venitul net se calculează ca diferență între venitul brut încasat și cheltuielile deductibile. Aici trebuie să declari sumele efective din evidența contabilă.
- Normă de venit: venitul net este stabilit forfetar, pe baza normei publicate de direcția regională a finanțelor publice pentru activitatea respectivă. Nu contează cât ai încasat efectiv (atât timp cât rămâi sub plafonul legal de trecere obligatorie la sistem real), ci norma aferentă codului CAEN.
Atenție: plafonul de la care norma de venit devine imposibilă și treci obligatoriu în sistem real, precum și lista activităților care mai pot folosi norma, s-au modificat de mai multe ori în ultimii ani. Verifică pentru anul fiscal pe care îl declari care este regula aplicabilă, pentru că folosirea unui sistem greșit înseamnă recalcularea întregului impozit.
Pasul 3: calculează impozitul pe venit
Impozitul pe venitul net al PFA se aplică asupra bazei de calcul rezultate la pasul anterior. Din venitul net îți poți scădea, dacă este cazul, CAS-ul datorat, deoarece contribuția la pensie este deductibilă la calculul impozitului. CASS nu urmează aceeași logică, deci nu presupune că se comportă identic; tratamentul contribuției de sănătate ca element deductibil a fost modificat legislativ, prin urmare confirmă regula valabilă pentru anul declarat.
Pasul 4: verifică dacă datorezi CAS și CASS
Contribuțiile sociale pentru PFA nu se datorează automat pe tot venitul, ci în funcție de depășirea unor plafoane exprimate în salarii minime brute pe economie. Mecanismul, în linii mari:
- CAS (pensie) se datorează dacă venitul net realizat sau estimat depășește plafonul minim exprimat în salarii minime. Baza de calcul este aleasă de contribuabil, dar nu poate fi mai mică decât plafonul în care se încadrează venitul.
- CASS (sănătate) se datorează în funcție de venitul realizat, cu o bază minimă și, pentru anumite categorii de venituri, o bază plafonată la un număr de salarii minime. Regulile privind baza minimă de CASS pentru PFA au fost schimbate în ultimii ani, inclusiv pentru situațiile în care venitul este mic sau zero.
Pentru că atât nivelul salariului minim brut, cât și cotele și plafoanele se pot modifica de la un an la altul, nu prelua cifre din articole vechi. Verifică pe portalul ANAF valorile aplicabile anului fiscal pe care îl declari, sau cere confirmarea contabilului. Cotele istorice folosite pentru PFA au fost 25% pentru CAS și 10% pentru CASS, aplicate asupra bazei de calcul alese, dar baza și plafoanele sunt partea care se schimbă cel mai des.
Pasul 5: completează venitul estimat pentru anul în curs
Dacă ai activitate în anul curent și estimezi venituri pentru care datorezi CAS sau CASS, completezi și capitolul de estimare. Aici declari venitul pe care crezi că îl vei realiza și contribuțiile aferente. Dacă la final realitatea diferă semnificativ, regularizarea se face la declarația din anul următor, prin declararea venitului efectiv realizat.
Termene de depunere și de plată
Termenul de referință pentru declarația unică este 25 mai a anului următor celui de realizare a veniturilor. Acesta este atât termenul de depunere pentru veniturile realizate, cât și termenul până la care se plătesc, de regulă, impozitul și contribuțiile datorate pentru anul anterior.
Există și situații cu termene proprii, de care merită să ții cont:
- PFA-urile care își încep activitatea în cursul anului depun declarația în termen de 30 de zile de la data începerii activității, pentru venitul estimat;
- dacă îți încetezi activitatea sau intri în suspendare, ai obligația de a depune o declarație rectificativă în termenul prevăzut de lege de la evenimentul respectiv;
- declarațiile rectificative pentru corectarea unor erori se pot depune, în general, oricând, dar sancțiunile și accesoriile se calculează raportat la termenul inițial.
Pentru că termenele pot fi prorogate prin ordin sau ordonanță, mai ales în anii cu modificări fiscale, verifică anunțurile oficiale ANAF înainte de a te baza pe o dată memorată din alt an.
Cum se depune și cum se plătește
Depunerea se face electronic, prin Spațiul Privat Virtual (SPV) sau prin portalul e-guvernare.ro cu certificat digital calificat. Pentru PFA, înrolarea în SPV este obligatorie, deci acesta este canalul obișnuit. Plata impozitului și a contribuțiilor se poate face prin ghiseul.ro, prin internet banking către conturile de trezorerie sau la casieriile unităților fiscale, cu mențiunea corectă a codului fiscal și a tipului de obligație.
Greșeli frecvente la Declarația Unică
Cele mai multe probleme apărute la controale sau la reconcilierea fișei sintetice vin din câteva erori repetate:
- Confuzia dintre venit brut și venit net. CAS și CASS se raportează la venitul net, nu la totalul facturilor încasate.
- Cheltuieli nedeductibile trecute ca deductibile. O cheltuială trebuie să fie efectuată în scopul activității și justificată cu document; unele categorii au deductibilitate limitată.
- Omiterea altor surse de venit. Chiriile, dividendele peste plafon sau câștigurile din criptomonede intră în aceeași declarație și pot împinge venitul total peste plafonul de CASS.
- Nedepunerea în anii fără activitate. Dacă ai obligații declarative, absența veniturilor nu înseamnă automat absența declarației. Verifică situația concretă.
- Neplata la termen. Depunerea fără plată generează accesorii, calculate zilnic până la stingerea obligației.
Cum îți ușurezi munca pe parcursul anului
Declarația unică este mult mai simplă dacă evidența este la zi. În loc să reconstitui în mai tot anul precedent, ține facturile și încasările într-un singur loc, marchează cheltuielile deductibile pe măsură ce apar și verifică lunar totalurile. Un program de facturare care generează registrul de încasări și plăți și îți arată totalul veniturilor pe perioadă transformă completarea declarației într-o operațiune de câteva minute, nu de câteva zile.
Pentru situații mai complexe, de exemplu venituri din mai multe state, activități mixte, treceri de la normă la sistem real sau perioade de suspendare, consultă un contabil. Regulile privind plafoanele și baza de calcul a contribuțiilor s-au schimbat frecvent, iar o interpretare greșită poate costa mai mult decât onorariul unei consultații.
Întrebări frecvente
Până când se depune Declarația Unică pentru PFA în 2026?
Termenul de referință este 25 mai a anului următor celui în care ai realizat veniturile, atât pentru depunere, cât și pentru plata impozitului și a contribuțiilor. Pentru că termenul poate fi prorogat prin act normativ, verifică anunțul oficial ANAF pentru anul respectiv înainte de depunere.
Ce se întâmplă dacă nu depun Declarația Unică la timp?
Nedepunerea în termen poate fi sancționată contravențional, iar sumele datorate și neplătite generează dobânzi și penalități de întârziere calculate până la data stingerii. Dacă ai depășit termenul, depune declarația cât mai repede și achită obligațiile pentru a limita accesoriile.
Un PFA fără venituri trebuie să depună Declarația Unică?
Depinde de situație. Dacă ai declarat un venit estimat și nu l-ai realizat, ai obligația de a declara venitul efectiv realizat pentru regularizare. Dacă activitatea este suspendată sau radiată, se aplică reguli specifice privind termenul și conținutul declarației, deci verifică-ți obligațiile în SPV.
Cum știu dacă datorez CAS și CASS ca PFA?
Compari venitul net realizat sau estimat cu plafoanele exprimate în salarii minime brute pe economie, valabile pentru anul fiscal declarat. Sub plafonul minim nu datorezi CAS, iar pentru CASS se aplică o bază minimă de calcul. Cum salariul minim și plafoanele se modifică anual, folosește valorile oficiale publicate pentru anul respectiv.