Ce este Declarația 394 și care este rolul ei la ANAF
Declarația 394, cunoscută și ca D394, este o declarație informativă privind livrările, prestările și achizițiile efectuate pe teritoriul național de către persoanele înregistrate în scopuri de TVA. Practic, prin acest formular raportezi la ANAF ce ai vândut și ce ai cumpărat în perioada respectivă, cu detalii despre parteneri și sumele implicate. Nu este o declarație prin care plătești ceva, ci una prin care oferi statului informații pentru verificare.
Rolul principal al declarației 394 este să permită Fiscului o verificare încrucișată între vânzători și cumpărători. Dacă tu declari o factură emisă către un client, iar clientul o declară la rândul lui ca achiziție, cele două raportări trebuie să se potrivească. Când nu se potrivesc, ANAF poate detecta evaziunea fiscală, facturile fictive sau TVA-ul dedus fără drept. De aceea D394 este un instrument important în combaterea fraudei cu TVA.
Cine depune Declarația 394
Declarația 394 se depune de toate persoanele înregistrate în scopuri de TVA în România, indiferent dacă sunt societăți comerciale, PFA, întreprinderi individuale sau alte forme de organizare. Contează statutul de plătitor de TVA, nu forma juridică.
- Persoanele înregistrate normal în scopuri de TVA, care depun și decontul de TVA (Declarația 300).
- Persoanele cu perioadă fiscală lunară, dar și cele cu perioadă trimestrială.
- Persoanele care aplică regimuri speciale, în funcție de situația concretă și de tipul operațiunilor.
Dacă nu ești înregistrat în scopuri de TVA, de regulă nu ai obligația de a depune D394 pentru operațiunile obișnuite. Atenție însă: regulile se pot schimba de la un an la altul, iar unele situații particulare, cum sunt achizițiile intracomunitare sau anumite operațiuni speciale, pot atrage obligații de raportare distincte. Verifică întotdeauna încadrarea ta pe portalul ANAF sau cu un contabil, mai ales dacă ai trecut recent pragul de la neplătitor la plătitor de TVA.
Ce conține Declarația 394
Formularul D394 este structurat pe secțiuni (cartușe) în care se raportează separat tipurile de operațiuni. Ideea de bază este să separi cu cine ai lucrat: alți plătitori de TVA, persoane neînregistrate în scopuri de TVA sau persoane fizice.
Livrări și prestări (ce ai vândut)
Aici raportezi facturile emise, grupate în funcție de tipul beneficiarului. Pentru operațiunile cu alți plătitori de TVA se completează detaliat, pe fiecare partener, codul fiscal (CUI), numărul de facturi, baza impozabilă și TVA-ul aferent. Separat se raportează livrările către persoane neînregistrate în scopuri de TVA și cele către persoane fizice, unde se folosesc de obicei totaluri.
Achiziții (ce ai cumpărat)
În mod similar, raportezi facturile primite de la furnizori plătitori de TVA, cu CUI-ul fiecăruia, numărul de documente, baza și TVA-ul dedus. Această secțiune este cea care se compară direct cu livrările declarate de furnizorii tăi.
Bonuri fiscale, case de marcat și date suplimentare
Declarația mai cuprinde informații despre bonurile fiscale emise prin casele de marcat, date despre aparatele de marcat electronice fiscale, precum și rubrici pentru anumite categorii speciale de bunuri și servicii cu risc fiscal (de exemplu cereale, legume, construcții sau telefoane mobile, în funcție de anexele în vigoare). Structura exactă a formularului și codurile utilizate pot fi actualizate anual prin ordin ANAF, așa că folosește mereu ultima versiune publicată.
Termenul de depunere și cum se depune D394
Declarația 394 se depune pentru fiecare perioadă fiscală de TVA, în același ritm în care depui decontul de TVA: lunar sau trimestrial, după caz. De regulă, termenul este până în data de 30 inclusiv a lunii următoare încheierii perioadei de raportare. Pentru că această dată poate cădea în weekend sau poate fi ajustată prin acte normative, îți recomandăm să confirmi termenul exact pentru fiecare lună pe site-ul ANAF.
Depunerea se face exclusiv electronic, prin încărcarea unui fișier PDF cu XML atașat, semnat cu certificat digital calificat, în Spațiul Privat Virtual (SPV) sau prin portalul e-guvernare. D394 trebuie să fie corelată cu Declarația 300 (decontul de TVA): sumele totale ale bazei impozabile și ale TVA-ului din cele două declarații trebuie să reflecte aceleași operațiuni.
Erori frecvente la completarea Declarației 394
Cele mai multe probleme cu D394 apar din nepotriviri de date, iar rezultatul este o notificare de neconcordanță din partea ANAF. Iată greșelile care se repetă cel mai des:
- CUI greșit sau inactiv: un cod fiscal introdus greșit sau al unui partener declarat inactiv duce la nepotrivire automată la verificarea încrucișată.
- Sume care nu se potrivesc între parteneri: tu declari o factură cu o anumită bază și TVA, iar partenerul declară altă valoare. Diferențele apar des din reduceri, storno sau facturi corectate.
- Necorelarea cu Declarația 300: totalurile din D394 nu corespund cu decontul de TVA depus pentru aceeași perioadă.
- Perioada greșită: o factură raportată în luna în care a fost primită fizic, deși aparține fiscal altei perioade.
- Facturi duplicate sau omise: același document numărat de două ori sau, dimpotrivă, uitat.
- Cota de TVA incorectă: aplicarea unei cote greșite schimbă valoarea TVA raportată și generează diferențe.
Cheia pentru a evita aceste erori este ca datele din declarație să provină direct din evidența ta de facturi, nu din reintroducere manuală. Într-un program ca facturamea facturile emise și primite sunt deja centralizate, cu CUI, baze și cote corecte, astfel încât informațiile pentru D394 sunt coerente cu jurnalele de TVA și cu decontul. Așa reduci mult riscul de nepotriviri la verificarea ANAF.
Ce faci dacă primești o notificare de neconcordanță
Dacă ANAF îți transmite o notificare pentru diferențe identificate în D394, nu intra în panică. Verifică factura vizată, compară valoarea declarată de tine cu cea a partenerului și stabilește cine a greșit. Dacă eroarea este a ta, poți depune o declarație rectificativă care înlocuiește declarația inițială pentru perioada respectivă. Dacă partenerul a greșit, este util să îl contactezi pentru a-și corecta raportarea. Păstrează întotdeauna documentele justificative, pentru că ele susțin corectitudinea sumelor declarate.
Întrebări frecvente
Ce este declarația 394 și pentru ce se folosește?
Este o declarație informativă prin care persoanele înregistrate în scopuri de TVA raportează la ANAF livrările, prestările și achizițiile efectuate pe teritoriul național. Se folosește pentru verificarea încrucișată între furnizori și clienți și pentru a depista neconcordanțele și evaziunea la TVA.
Cine trebuie să depună D394 în 2026?
Toate persoanele înregistrate în scopuri de TVA în România, fie că sunt firme, PFA sau alte forme de organizare, atât cele cu perioadă lunară, cât și cele cu perioadă trimestrială. Neplătitorii de TVA, de regulă, nu depun această declarație, dar unele situații speciale pot genera obligații distincte, așa că verifică încadrarea ta.
Când se depune declarația 394 și până la ce dată?
Se depune pentru fiecare perioadă fiscală de TVA, de obicei până în data de 30 inclusiv a lunii următoare încheierii perioadei de raportare. Pentru că termenul poate fi ajustat, confirmă data exactă pe site-ul ANAF pentru luna sau trimestrul respectiv.
De ce am primit notificare de neconcordanță la D394?
Cel mai probabil pentru că datele tale nu se potrivesc cu cele declarate de un partener: CUI greșit, sume diferite, factură raportată în altă perioadă sau necorelare cu decontul de TVA. Identifici factura problemă, corectezi și, dacă este cazul, depui o declarație rectificativă.