De ce trebuie să verifici o firmă după CUI înainte să emiți factura
Verificarea unei firme după CUI durează două minute și te poate scuti de probleme serioase: facturi emise greșit, TVA nedeductibil, clienți care nu plătesc sau parteneri aflați deja în insolvență. Înainte să facturezi sau să accepți o comandă mare, merită să afli trei lucruri: dacă firma există și datele ei sunt corecte, dacă este plătitoare de TVA și dacă are probleme fiscale sau juridice, cum ar fi statutul de contribuabil inactiv. Toate aceste informații sunt publice și gratuite, iar în acest ghid vezi exact unde le găsești și cum le interpretezi în 2026.
Miza nu este doar birocratică. Dacă deduci TVA de pe factura unui furnizor declarat inactiv fiscal, ANAF îți poate refuza deducerea. Dacă emiți o factură cu date de identificare greșite, riști refuzuri în sistemul e-Factura și discuții cu contabilul. Iar dacă livrezi marfă unui client aflat în insolvență, șansele să îți recuperezi banii scad dramatic.
Ce este CUI-ul și ce afli din el
CUI (codul unic de înregistrare) este identificatorul fiscal al unei firme, atribuit la înființare. Îl găsești pe orice factură, contract sau ștampilă și este cheia cu care cauți firma în toate registrele publice. Atenție la o confuzie frecventă: CUI-ul simplu (de exemplu 12345678) nu este același lucru cu codul de TVA (RO12345678). Prefixul RO apare doar dacă firma este înregistrată în scopuri de TVA. O firmă poate avea CUI valid și totuși să nu fie plătitoare de TVA, situație complet legală pentru firmele mici aflate sub plafonul de scutire.
Pe lângă CUI, o firmă mai are un număr de ordine la Registrul Comerțului (formatul J urmat de cifre, de exemplu J40/1234/2020, sau formatul unificat introdus în ultimii ani). Pe factură, datele obligatorii de identificare includ denumirea, adresa sediului, CUI-ul și, dacă există, codul de TVA.
Unde verifici gratuit o firmă în 2026: sursele oficiale
1. ANAF: date de identificare și statut TVA după CUI
Cea mai rapidă verificare este pe site-ul ANAF, în serviciul de informații publice despre contribuabili. Introduci CUI-ul și afli, direct din baza de date oficială:
- denumirea exactă și adresa sediului social, așa cum sunt înregistrate fiscal;
- dacă firma este înregistrată în scopuri de TVA și de la ce dată;
- dacă aplică TVA la încasare, informație importantă pentru momentul în care îți poți deduce TVA-ul de pe facturile primite de la ea;
- dacă este contribuabil inactiv sau reactivat, cu datele aferente;
- dacă aplică split TVA sau alte regimuri speciale, acolo unde este cazul.
Aceleași date sunt disponibile și printr-un serviciu web public al ANAF, pe care îl folosesc programele de facturare pentru completarea automată a clienților. Practic, într-un program ca facturamea introduci doar CUI-ul clientului, iar denumirea, adresa și statutul de plătitor de TVA se completează singure, cu datele oficiale din acel moment, ceea ce elimină greșelile de tastare care blochează ulterior facturile în e-Factura.
2. Registrul contribuabililor inactivi
ANAF publică registrul contribuabililor declarați inactivi fiscal: firme care nu și-au depus declarațiile, nu au putut fi găsite la sediu sau s-au sustras controalelor. De ce contează pentru tine: cheltuielile din facturile primite de la un contribuabil inactiv nu sunt deductibile, iar TVA-ul aferent nu poate fi dedus, cu excepții limitate legate de reactivare. Dacă furnizorul tău apare în acest registru, discută cu contabilul înainte să înregistrezi facturile lui.
3. VIES: verificarea codului de TVA pentru tranzacții intracomunitare
Dacă facturezi către o firmă din alt stat UE și vrei să aplici scutirea de TVA pentru livrări sau regulile de taxare inversă pentru servicii, trebuie să verifici codul de TVA al partenerului în sistemul VIES al Comisiei Europene. Verificarea în VIES este o condiție de fond: dacă la data facturii codul partenerului nu era valid pentru operațiuni intracomunitare, poți pierde scutirea. Bună practică: salvează dovada verificării (numărul de consultare VIES) la fiecare tranzacție importantă.
4. Registrul Comerțului și Ministerul Finanțelor: date financiare
Pentru o imagine mai completă, pe portalul Registrului Comerțului găsești date despre asociați, administratori și starea firmei (funcțiune, dizolvare, radiere), iar pe site-ul Ministerului Finanțelor poți consulta indicatorii din bilanțurile depuse: cifră de afaceri, profit sau pierdere, datorii, număr de angajați. Dacă un potențial client cu comenzi mari are datorii uriașe și pierderi repetate, este un semnal să ceri avans sau termene de plată scurte.
5. Buletinul Procedurilor de Insolvență
Insolvența se verifică în Buletinul Procedurilor de Insolvență (BPI) și pe portalul instanțelor de judecată, căutând după denumirea firmei sau CUI. O firmă în insolvență poate funcționa în continuare, dar creanțele tale intră într-o ordine de plată stabilită legal, așa că regulile de lucru trebuie ajustate: plata în avans devine aproape obligatorie.
Cum interpretezi rezultatele: situații frecvente
Clientul nu apare ca plătitor de TVA. Pot să îi facturez?
Da, fără nicio problemă. Tu emiți factura conform regimului tău: dacă ești plătitor de TVA, facturezi cu TVA indiferent de statutul clientului. Diferența este doar la client, care nu își poate deduce TVA-ul. Important este să nu treci pe factură prefixul RO la CUI-ul unui client care nu este înregistrat în scopuri de TVA, pentru că datele de identificare trebuie să reflecte realitatea.
Furnizorul aplică TVA la încasare
Dacă furnizorul tău aplică TVA la încasare, tu îți deduci TVA-ul de pe factura lui abia la momentul plății, nu la primirea facturii. Verificarea în registrul special al ANAF îți spune exact acest lucru și te ajută să eviți deduceri premature care ies la iveală la un control.
Datele de pe factură diferă de cele din ANAF
Dacă denumirea sau adresa de pe factura primită diferă de datele oficiale, cere furnizorului o factură corectată. În era e-Factura, unde facturile circulă prin sistemul ANAF cu validări automate, datele greșite de identificare generează erori și întârzieri, deci este în interesul ambelor părți să fie corecte de la început.
Rutina practică: verificarea în 3 pași înainte de facturare
- La primul contact cu un client nou: caută CUI-ul în serviciul ANAF, confirmă denumirea, adresa și statutul TVA, apoi aruncă un ochi pe datele financiare dacă valoarea comenzii este semnificativă.
- Înainte de emiterea facturii: asigură-te că datele din nomenclatorul tău de clienți sunt cele actuale. Statutul de plătitor de TVA se poate schimba: o firmă poate depăși plafonul și deveni plătitoare, sau i se poate anula codul de TVA.
- Periodic, pentru partenerii importanți: reia verificarea la câteva luni, mai ales pentru inactivitate fiscală și insolvență, care pot apărea oricând pe parcursul colaborării.
Pentru tranzacțiile externe, adaugă verificarea VIES la fiecare livrare intracomunitară, iar pentru clienții cu termene de plată lungi, o verificare rapidă în BPI înainte de fiecare comandă mare este o poliță de asigurare gratuită.
Întrebări frecvente
Cum verific gratuit dacă o firmă este plătitoare de TVA?
Intri pe site-ul ANAF, la serviciul de informații publice despre contribuabili, introduci CUI-ul firmei și vezi imediat dacă este înregistrată în scopuri de TVA, de la ce dată și dacă aplică TVA la încasare. Serviciul este gratuit și nu necesită cont.
Ce pățesc dacă lucrez cu o firmă declarată inactivă fiscal?
Cheltuielile din facturile primite de la un contribuabil inactiv nu sunt deductibile la calculul impozitului, iar TVA-ul de pe acele facturi nu poate fi dedus, cu excepții limitate la reactivare. De aceea, verificarea registrului contribuabililor inactivi înainte de colaborare este esențială.
Care este diferența dintre CUI și codul de TVA?
CUI-ul este codul unic de înregistrare fiscală al firmei, atribuit la înființare tuturor firmelor. Codul de TVA este același număr cu prefixul RO și există doar dacă firma s-a înregistrat în scopuri de TVA. O firmă neplătitoare de TVA are CUI, dar nu are cod RO.
Trebuie să verific în VIES un client din alt stat UE la fiecare factură?
Recomandat, da, sau cel puțin la fiecare tranzacție semnificativă. Scutirea de TVA pentru livrări intracomunitare depinde de validitatea codului de TVA al partenerului la data operațiunii, iar dovada consultării VIES te protejează în cazul unui control.