Dacă ai clienți din afara României, întrebarea apare imediat: pui TVA pe factură sau nu? Răspunsul scurt: în majoritatea situațiilor B2B, factura către un client extern se emite fără TVA românesc, dar cu mențiuni obligatorii diferite după cum clientul este din UE sau din afara UE, și după cum vinzi servicii sau bunuri. În acest ghid vezi pas cu pas cum facturezi clienți din străinătate în 2026, ce verifici înainte de prima factură externă și ce declarații ai de depus după.
Facturarea clienților externi: ce verifici înainte de prima factură
O factură externă, numită adesea și factură intracomunitară (pentru UE) sau invoice (în relația cu clienții străini), urmează aceleași reguli de bază ca orice factură fiscală românească: serie și număr, datele complete ale furnizorului și clientului, descrierea serviciilor sau bunurilor, valoarea. Diferența esențială stă în tratamentul TVA și în mențiunile legale de pe document.
Statutul tău de TVA contează
Primul pas este să știi exact în ce situație ești:
- Ești plătitor de TVA în România: folosești codul tău de TVA obișnuit (RO urmat de CUI) și aplici regulile de mai jos direct.
- Nu ești plătitor de TVA (firmă mică sau PFA sub plafon): pentru servicii prestate către firme din UE ai nevoie, înainte de prima operațiune, de un cod special de TVA obținut de la ANAF (înregistrare conform art. 317 din Codul fiscal). Acest cod nu te face plătitor de TVA pentru vânzările din România, dar îți permite să facturezi corect intracomunitar și te obligă să depui declarația 390.
Pentru clienții din afara UE nu ai nevoie de cod special: facturezi cu datele tale obișnuite.
Verifică clientul în VIES
Pentru operațiunile cu firme din UE, verifică întotdeauna codul de TVA al clientului în sistemul VIES al Comisiei Europene. Un cod valid în VIES este condiția ca tu să poți emite factura fără TVA în regim B2B. Dacă acel cod nu este valid, tratezi clientul ca pe o persoană fizică, iar regulile se schimbă. Păstrează o dovadă a verificării (captură de ecran sau numărul de consultare), pentru un eventual control.
Cum facturezi servicii către firme din UE
Este cazul cel mai frecvent pentru freelanceri, agenții și firme de servicii: programare, design, consultanță, marketing prestate pentru un client cu sediul în alt stat UE. Regula generală spune că locul prestării este acolo unde este stabilit beneficiarul, deci serviciul nu se taxează în România.
- Emiți factura fără TVA.
- Treci pe factură codul de TVA valid al clientului (verificat în VIES) și codul tău (RO... sau codul special, după caz).
- Adaugi obligatoriu mențiunea "taxare inversă" (în engleză, "reverse charge"): clientul este cel care datorează TVA în țara lui.
- Raportezi operațiunea în declarația 390 (VIES) pentru luna respectivă.
Există excepții de la regula generală (servicii legate de imobile, evenimente, transport de persoane și altele), unde locul taxării se stabilește diferit. Dacă serviciul tău nu este unul "clasic" prestat la distanță, verifică situația concretă cu contabilul.
Cum facturezi livrări de bunuri către firme din UE
Vânzarea de bunuri către o firmă din alt stat UE este o livrare intracomunitară. Pentru un plătitor de TVA din România, ea este scutită de TVA cu drept de deducere dacă sunt îndeplinite două condiții cumulative:
- clientul îți comunică un cod de TVA valid emis de alt stat membru (verificat în VIES);
- bunurile părăsesc efectiv România, iar tu poți dovedi transportul (CMR, documente de expediție, confirmare de primire).
Pe factură menționezi scutirea, de exemplu "scutit cu drept de deducere, livrare intracomunitară". Fără dovada transportului sau fără cod valid al clientului, ANAF poate recalifica operațiunea și poate cere TVA, așa că arhivează documentele de transport lângă factură.
Cum facturezi clienți din afara UE
Pentru clienții din SUA, Marea Britanie, Elveția, Moldova sau orice alt stat din afara Uniunii, regulile sunt în general mai simple:
- Servicii B2B: locul prestării este la beneficiar, deci factura se emite fără TVA, cu mențiunea că operațiunea este neimpozabilă în România. Nu se raportează în declarația 390, care privește doar operațiunile intracomunitare.
- Export de bunuri: livrarea este scutită de TVA cu drept de deducere, iar dovada esențială este declarația vamală de export care atestă ieșirea bunurilor din UE. Fără ea, scutirea nu stă în picioare.
Atenție la vânzările către persoane fizice: acolo regulile diferă semnificativ. Pentru servicii electronice și vânzări online către consumatori din UE poate deveni relevant regimul OSS, iar pentru alte situații se aplică reguli specifice, deci discută cu contabilul înainte să scalezi pe segmentul B2C extern.
Moneda, limba și cursul valutar pe factura externă
Legislația românească permite emiterea facturii în valută (euro, dolari, lire) și într-o limbă străină, de regulă engleza. Câteva reguli practice:
- Dacă factura ar conține TVA, taxa trebuie exprimată și în lei, la cursul BNR. La facturile externe tipice, fără TVA, problema nu apare pe document, dar apare în contabilitate.
- În evidența contabilă și în declarații, valoarea facturii se înregistrează în lei, la cursul BNR valabil la data operațiunii, iar diferențele de curs de la încasare se contabilizează separat.
- ANAF poate solicita traducerea în română a facturilor emise în altă limbă, deci păstrează descrieri clare ale serviciilor.
Practic, e mult mai simplu când emiți totul dintr-un singur loc: într-un program ca facturamea poți emite factura direct în valută, cu preluarea automată a cursului BNR din ziua respectivă și cu echivalentul în lei calculat pentru evidența ta, fără tabele ținute manual.
Ce declarații depui și cum stă treaba cu e-Factura
După emiterea facturilor externe, obligațiile declarative depind de tipul operațiunii:
- Declarația 390 (VIES): pentru livrări intracomunitare de bunuri și servicii B2B prestate către firme din UE, lunar, până pe 25 a lunii următoare celei în care ai avut operațiuni.
- Decontul de TVA (declarația 300): plătitorii de TVA raportează aceste operațiuni la rândurile dedicate livrărilor intracomunitare, exporturilor și serviciilor neimpozabile.
- e-Factura: obligația de raportare B2B în sistemul național RO e-Factura vizează relațiile în care partenerii sunt stabiliți în România. Facturile către clienți externi, nestabiliți și neînregistrați în scopuri de TVA în România, nu se transmit în mod obișnuit prin e-Factura. Dacă clientul străin are totuși un cod de TVA românesc, situația se analizează separat.
Greșeli frecvente la facturarea clienților din străinătate
- Factură fără TVA către un client UE cu cod invalid în VIES: scutirea sau netaxarea nu se aplică, iar riscul de TVA colectat suplimentar la control este real.
- Lipsa mențiunii "taxare inversă" pe facturile de servicii intracomunitare: mențiunea este obligatorie, nu opțională.
- Neînregistrarea cu cod special de TVA înainte de prima prestare intracomunitară, la firmele neplătitoare de TVA.
- Lipsa dovezii de transport la livrările intracomunitare sau a declarației vamale la export.
- Curs valutar greșit: folosirea cursului băncii comerciale în loc de cursul BNR la înregistrarea în contabilitate.
- Uitarea declarației 390 într-o lună cu operațiuni intracomunitare: se depune doar pentru lunile cu activitate, dar când există operațiuni, termenul de 25 este ferm.
Întrebări frecvente
Pun TVA pe factura către un client din America sau din Anglia?
Nu, în cazul serviciilor B2B. Locul prestării este considerat la sediul clientului, deci operațiunea este neimpozabilă în România și factura se emite fără TVA, cu mențiunea corespunzătoare. Pentru bunuri, exportul este scutit de TVA cu condiția să deții declarația vamală de export.
Pot emite factura în euro și în engleză pentru un client extern?
Da. Factura poate fi emisă în valută și într-o limbă străină. În contabilitate, valoarea se înregistrează în lei la cursul BNR de la data facturii, iar ANAF poate cere traducerea documentului în română la un eventual control.
Ce cod de TVA îmi trebuie ca neplătitor de TVA cu clienți din UE?
Înainte de prima prestare de servicii B2B către o firmă din UE, trebuie să obții de la ANAF un cod special de TVA pentru operațiuni intracomunitare. Acesta se folosește doar în relațiile intracomunitare, nu te transformă în plătitor de TVA pentru vânzările interne, dar aduce obligația depunerii declarației 390.
Trebuie trimisă în e-Factura o factură către un client din străinătate?
În mod obișnuit, nu. Obligația e-Factura B2B se referă la tranzacțiile dintre parteneri stabiliți în România. Factura către un client extern, fără cod de TVA românesc, nu se raportează prin sistemul RO e-Factura, dar se înregistrează normal în contabilitate și în declarațiile de TVA aplicabile.