Dacă firma sau PFA-ul tău închiriază un spațiu, emiți lunar o factură de chirie către chiriaș. Regula de bază: închirierea de bunuri imobile este, în principiu, scutită de TVA, dar ca proprietar poți opta pentru taxare. Mai jos afli cum se face corect facturarea chiriei, ce mențiuni pui pe factură, când aplici TVA și cum o transmiți prin e-Factura.
Factura de chirie: ce este și cine trebuie să o emită
Factura de chirie este documentul fiscal prin care proprietarul (locatorul) îi cere chiriașului (locatarului) plata folosirii unui bun pe o perioadă stabilită prin contract. Pentru chiriaș, factura justifică cheltuiala cu chiria și, dacă există TVA, dreptul de deducere.
Cine emite factură pentru chirie:
- SRL-urile care închiriază spații proprii: birouri, spații comerciale, depozite, apartamente;
- PFA-urile, II-urile și alte persoane impozabile pentru care închirierea este activitate economică;
- orice firmă care subînchiriază un spațiu pe care îl are ea însăși în chirie.
Persoana fizică fără statut de persoană impozabilă, care închiriază un apartament din patrimoniul personal, de regulă nu emite factură. Ea are alte obligații: contractul și declararea veniturilor prin declarația unică. Când chiriașul este o firmă, legislația în vigoare din 2023 prevede ca impozitul să fie reținut la sursă de firmă. Cota și modul de calcul se verifică pentru anul în curs, pentru că pot fi modificate prin legislație.
Chiria este scutită de TVA? Regula din Codul fiscal
Conform art. 292 alin. (2) lit. e) din Codul fiscal, închirierea, concesionarea și arendarea de bunuri imobile sunt scutite de TVA fără drept de deducere. Asta înseamnă că, implicit, chiar dacă firma ta este plătitoare de TVA, factura de chirie pentru un spațiu se emite fără TVA.
Excepții: închirieri care se taxează întotdeauna
Legea exclude de la scutire câteva situații, care se facturează cu TVA dacă furnizorul este plătitor:
- cazarea în sectorul hotelier sau în sectoare cu funcție similară, inclusiv închirierea terenurilor amenajate pentru camping;
- închirierea de spații pentru parcarea vehiculelor;
- închirierea utilajelor și a mașinilor fixate definitiv în bunul imobil;
- închirierea seifurilor.
De asemenea, închirierea de bunuri mobile (echipamente, autoturisme, utilaje care nu sunt fixate în clădire) nu intră sub această scutire și se taxează normal cu TVA.
Ce înseamnă „fără drept de deducere"
Dacă închiriezi în regim de scutire, nu poți deduce TVA-ul plătit pe cheltuielile legate de spațiul respectiv: renovări, reparații, mobilier pentru spațiul închiriat. Pentru clădirile noi sau renovate masiv, pierderea poate fi importantă. De aceea multe firme aleg opțiunea de taxare.
Opțiunea de taxare a chiriei: când merită și cum se face
Art. 292 alin. (3) din Codul fiscal permite oricărei persoane impozabile să opteze pentru taxarea cu TVA a închirierii de bunuri imobile. Practic, renunți la scutire și pui TVA pe factura de chirie, în schimb recâștigi dreptul de deducere pentru cheltuielile aferente.
Când are sens opțiunea de taxare
- ai investit în construcția sau renovarea spațiului și vrei să deduci TVA-ul;
- chiriașii tăi sunt firme plătitoare de TVA, care oricum își deduc taxa, deci chiria nu le devine mai scumpă;
- vrei să eviți ajustările de TVA care apar când un spațiu trece din regim taxabil în regim scutit.
Opțiunea este mai puțin avantajoasă când chiriașul este persoană fizică, o instituție sau o firmă neplătitoare de TVA: pentru ei, TVA-ul devine cost, iar chiria efectivă crește.
Cum se exercită opțiunea
Opțiunea se exercită prin depunerea unei notificări la ANAF, conform normelor metodologice ale Codului fiscal. Notificarea poate viza întregul imobil sau doar anumite părți ale acestuia, de exemplu doar spațiile comerciale dintr-o clădire mixtă. Taxarea se aplică de la data menționată în notificare.
Câteva atenții:
- pentru a opta pentru taxare trebuie să fii înregistrat în scopuri de TVA;
- regimul pentru spațiile cu destinație de locuință are particularități proprii, verifică situația concretă cu contabilul înainte de notificare;
- renunțarea ulterioară la opțiune se face tot prin notificare și poate genera ajustări de TVA dedus anterior.
Cum emiți corect factura de chirie: pas cu pas
Factura de chirie respectă aceleași reguli ca orice factură fiscală. Pașii sunt simpli:
- Verifică datele chiriașului: denumire, CUI sau CNP, adresă. Pentru firme, confirmă dacă sunt plătitoare de TVA.
- Completează serie și număr din seria ta obișnuită de facturi sau dintr-o serie dedicată, dacă așa ai stabilit intern.
- Descrie clar serviciul: „Chirie spațiu comercial, str. X nr. Y, luna octombrie 2026, conform contract nr. 12/2025".
- Stabilește regimul de TVA: cota standard în vigoare, dacă ai optat pentru taxare, sau scutit, cu mențiunea legală.
- Trece valoarea și moneda. Dacă chiria este stabilită în euro, factura se emite în lei la cursul prevăzut în contract sau la cursul BNR, după regulile de conversie aplicabile.
- Transmite factura în e-Factura în termenul legal.
Mențiunea obligatorie pentru chiria scutită
Dacă factura este emisă fără TVA pe motiv de scutire, trebuie să indici temeiul legal. O formulare uzuală este: „Scutit de TVA conform art. 292 alin. (2) lit. e) din Codul fiscal". În e-Factura, linia respectivă se marchează cu categoria de TVA pentru operațiuni scutite, împreună cu motivul scutirii.
Dacă ești neplătitor de TVA, situația e diferită: nu aplici TVA pe nicio operațiune, iar pe factură se folosește mențiunea specifică regimului de scutire pentru întreprinderi mici, nu cea pentru închirieri.
Când se emite factura de chirie și când devine exigibil TVA-ul
Chiria este o prestare de servicii cu plăți succesive. Pentru astfel de servicii, Codul fiscal prevede că prestarea se consideră efectuată la datele de plată stabilite în contract sau la data emiterii facturii, perioada de decontare neputând depăși un an.
În practică:
- dacă în contract scrie „chiria se plătește până pe 5 ale lunii pentru luna în curs", faptul generator este la acea scadență;
- factura se emite cel târziu până la data de 15 a lunii următoare celei în care a avut loc faptul generator;
- poți emite factura și în avans, la începutul lunii, situație în care exigibilitatea TVA intervine la data facturii.
Cel mai sigur este ca termenul de facturare din contract să coincidă cu scadența plății, ca să nu existe diferențe între contabilitate și facturile emise.
Utilitățile și cheltuielile comune: se pun pe aceeași factură?
Pe lângă chirie, proprietarul refacturează adesea energia electrică, apa, gazul, salubrizarea sau cheltuielile de administrare. Poți să le treci pe aceeași factură, pe linii separate, sau pe o factură distinctă.
Regimul de TVA al utilităților refacturate nu este automat același cu al chiriei. El depinde de modul în care sunt stabilite prin contract: dacă chiriașul are posibilitatea să își stabilească singur consumul și plătește în funcție de el, utilitățile pot fi tratate ca prestări separate. Fiind o zonă cu interpretări, discută cu contabilul înainte să stabilești cota pe fiecare linie.
Factura de chirie în e-Factura
În 2026, facturile emise între firme din România se transmit obligatoriu prin sistemul RO e-Factura, inclusiv cele de chirie, scutite sau taxate. Dacă chiriașul este persoană fizică, factura se transmite și ea în e-Factura, conform regulilor pentru relația B2C, folosind CNP-ul sau valoarea generică acceptată de ANAF atunci când CNP-ul nu este comunicat.
Pentru că facturile de chirie se repetă lunar cu aceleași date, merită să le automatizezi. Într-un program ca facturamea poți configura o factură recurentă pentru fiecare chiriaș, cu mențiunea de scutire sau cota de TVA salvate, iar programul o generează și o trimite la ANAF în fiecare lună, fără să o completezi de la zero.
Greșeli frecvente la facturarea chiriei
- Aplicarea TVA fără notificarea de opțiune: dacă nu ai depus notificarea, chiria rămâne scutită, iar TVA-ul pus pe factură creează probleme la control, inclusiv pentru chiriașul care l-a dedus.
- Lipsa mențiunii de scutire: o factură fără TVA și fără temei legal este incompletă.
- Confuzia între chiria spațiului și închirierea de echipamente: echipamentele mobile se taxează separat cu TVA.
- Diferențe de curs la chiriile în euro, când contractul nu precizează ce curs se folosește.
- Netransmiterea în e-Factura sau transmiterea cu întârziere, care poate atrage amenzi.
Întrebări frecvente
Se pune TVA pe chiria unui spațiu comercial în 2026?
Implicit, nu: închirierea de bunuri imobile este scutită de TVA conform art. 292 alin. (2) lit. e) din Codul fiscal. Se aplică TVA doar dacă proprietarul este plătitor de TVA și a depus la ANAF notificarea de opțiune pentru taxare.
Ce mențiune scriu pe factura de chirie fără TVA?
Dacă ești plătitor de TVA și chiria este scutită, scrii „Scutit de TVA conform art. 292 alin. (2) lit. e) din Codul fiscal". Dacă ești neplătitor de TVA, folosești mențiunea pentru regimul special de scutire al întreprinderilor mici.
Factura de chirie trebuie trimisă în e-Factura?
Da. În 2026, facturile de chirie emise de firme și PFA-uri se transmit prin RO e-Factura, atât către alte firme, cât și către persoane fizice, în termenul legal de transmitere.
Pot emite factura de chirie la începutul lunii, înainte de plată?
Da, poți factura chiria în avans, la începutul perioadei. În acest caz, dacă operațiunea este taxată, TVA-ul devine exigibil la data emiterii facturii. Important este ca termenele din contract și practica de facturare să fie aceleași.