Ce este SPV ANAF și de ce trebuie să emiti e-Facturi prin el
SPV ANAF (Sistemul de Preluare a Facturii Electronice) este platforma oficială a Administrației Fiscale Române prin care se emit și se transmit facturile electronice. Din 2026, obligația de emitere de e-Facturi se extinde la mai multe categorii de agenți economici, nu doar la cei peste prag.
Emiterea prin SPV ANAF nu este opțională dacă ești obligat: ANAF urmărește transmiterea facturii și o pune în funcție pentru calculul TVA și pentru controlul fiscal. Un program de facturare ca facturamea poate genera și trimite automat factura în formatul corect, dar cum se face manual, pas cu pas, trebuie să-l cunoști.
Etapa 1: Înrolare în SPV ANAF și obținerea credențialelor
Cum mă înrolez ca emitent de e-Facturi?
Pentru a putea emite e-Facturi, trebuie mai întâi să-ți creezi un cont în SPV ANAF:
- Accesează https://spf.anaf.ro (Portalul Fiscal)
- Autentifică-te cu credențialele tale de contribuabil (cod IBAN sau parolă);
- Mergi în secțiunea "e-Factura" și selectează "Înrolare emitent";
- Completează datele firmei: CUI, denumire, adresă, telefon, email;
- Confirma că ești de acord cu obligațiile de transmitere.
Înrolare este gratuită și se face o singură dată. După aceea, poți emite e-Facturi imediat.
Certificatul digital: obligatoriu sau opțional?
Pentru emiterea și transmiterea de e-Facturi, ai nevoie de un certificat digital calificat (cu cheie privată) dacă dorești să semnezi digital documentele. În 2026, semnarea e-Facturilor rămâne obligatorie cu certificat de tip e-Seal (pecetea electronică) pentru a respecta standardele europene de autentificare și integritate.
Unde obții certificatul:
- De la furnizori de servicii de certificare (de exemplu, Certum, GlobalSign, Netlock);
- Certificatul trebuie să fie recunoscut de ANAF și conform cu Regulamentul 910/2014 al UE (eIDAS);
- Costul certificatului: între 50 și 300 de lei pe an, în funcție de furnizor.
Etapa 2: Pregătirea și generarea fișierului XML al e-Facturii
Ce format trebuie să aibă o e-Factură?
E-Factura trebuie generată obligatoriu în format XML UBL 2.1 (Universal Business Language), conform cu standardul european EN 16931. Nu poți trimite la ANAF o factură în format Word, PDF simplu sau Excel.
Structura XML-ului include:
- Date emitent: CUI, denumire, adresă, cont bancar;
- Date client: CUI sau CNP, denumire, adresă;
- Detalii factură: număr, dată, perioada de livrare, modul de plată;
- Linii de facturare: descriere produs/serviciu, cantitate, preț unitar, TVA;
- Totaluri: subtotal, TVA, total de plată.
Cum generez XML-ul fără să fiu specialist IT?
Ai trei variante:
1. Cu un instrument online gratuit de ANAF: ANAF pune la dispoziție o aplicație web simplă pe SPV, unde introduci datele și descărci XML-ul.
2. Cu un program de facturare: Orice soft de facturare (inclusiv facturamea) generează automat XML-ul conform standardelor și îți permite să-l descarci.
3. Cu o template și generator: Dacă ai cunoștințe de bază Excel sau Google Sheets, poți folosi o template validată și să convertești în XML.
Pentru 90% din antreprenori, cela mai simplă cale este să folosească un program de facturare care face totul automat.
Etapa 3: Semnarea digitală a XML-ului
După ce ai fișierul XML, trebuie să-l semnezi cu certificatul tău digital. Semnarea se face cu un instrument de semnare (numit și "plug-in" sau "applet") furnizat de prestator:
- Deschizi fișierul XML în instrumentul de semnare;
- Intri parolă pentru certificat (cea din contractul cu furnizorul de certificare);
- Instrumentul generează un fișier nou, .xml.xsig (XML semnat).
Semnarea digitală garantează că tu ești responsabil de factură și că nu a fost alterată după emitere.
Etapa 4: Trimiterea e-Facturii în SPV ANAF
Cum cărchez fișierul semnat?
După ce ai fișierul .xml.xsig, mergi în SPV:
- Conectează-te pe https://spf.anaf.ro cu contul tău;
- Mergi în "e-Factura" → "Transmitere documente";
- Selectează fișierul .xml.xsig de pe calculator;
- Click pe "Trimite"; sistemul va verifica automat dacă XML-ul este conform;
- Vei primi un Număr de Referință din ANAF (NRF), care confirmă recepția.
Ce se întâmplă dacă apare eroare de validare?
Dacă XML-ul nu respectă standardul, ANAF îți va arăta o eroare, de exemplu: "CUI client invalid" sau "TVA depășește suma totală". Trebuie să corectezi datele în XML și să reîncerci.
Erorile cele mai frecvente sunt:
- Număr de factură duplicat (deja trimis);
- Date incomplete pentru client (lipsă CNP/CUI);
- TVA incorect calculată;
- Certificatul digital expirat.
Etapa 5: Verificare și confirmarea transmiterii
Cum verific că ANAF a primit factura?
După transmitere, poți verifica starea facturii în SPV:
- Mergi în "e-Factura" → "Stare documente transmise";
- Introduci numărul facturesau data emiterii;
- Vei vedea starea: Acceptată, Refuzată sau În curs de procesare.
Facturile acceptate sunt automat înregistrate în baza ANAF și pot fi folosite pentru raportarea TVA și pentru controlul fiscal. Clientul tău poate vedea factura în propriul cont SPV, în secțiunea "Facturi primite".
Obligații și termene în 2026
Din 2026, legea obligă:
- Toți taxmeții și contribuabilii persoane juridice să emit e-Facturi pentru orice tranzacție B2B (între firme) și pentru achiziții statului (B2G);
- PFA și persoane fizice autorizate sunt obligate dacă depășesc 50.000 de euro cifră de afaceri pe an;
- Termenul de transmitere: nu mai târziu de 5 zile calendaristice după data emiterii.
Nerespectarea obligației duce la amenzi de la 100 la 500 de lei pe factură netransmisă.
Sfaturi practice pentru a evita problemele
- Automatizează procesul: Folosește un program care generează și trimite automat e-Facturile, fără să le introduci manual de fiecare dată;
- Actualizează certificatul: Setează o avertizare cu 30 de zile înainte de expirare;
- Menține registrul de facturi: Păstrează copii ale XML-urilor trimise și ale NRF-urilor pentru audit;
- Comunică cu clienții: Informează-i că vor primi facturi electronice și furnizează-le modalitățile de acces.
De ce ar trebui să iei în calcul o soluție automatizată
Procesul manual de emitere a e-Facturilor prin SPV este corect, dar consumă timp și este expus erorilor. Un instrument de facturare online care integrează SPV ANAF automatizează toți pașii: generează XML conform standardelor, semnează digital, trimite și confirmă în ANAF, fără intervenție manuală. Asta economisește ore și elimină riscul de amenzi din cauza termenelor scăzute.