Ce este compensarea facturilor între firme și când se poate face
Compensarea facturilor între firme este modalitatea prin care două societăți care își datorează reciproc bani sting datoriile una față de alta până la concurența sumei mai mici, fără transfer efectiv de numerar sau plată bancară. Practic, dacă tu ai de încasat 8.000 de lei de la un client care, la rândul lui, îți este furnizor și are de încasat 6.000 de lei de la tine, prin compensare rămâne o singură datorie de 2.000 de lei. Este un instrument legal, recunoscut de Codul civil ca mod de stingere a obligațiilor, foarte util când firma are probleme de lichiditate sau când vrei să reduci numărul de transferuri bancare.
Atenție însă la o confuzie frecventă: compensarea nu anulează facturile și nu presupune stornarea lor. Facturile rămân valabile, emise și declarate ca atare, doar modul de stingere a lor se schimbă.
Ce condiții trebuie îndeplinite
Pentru ca o compensare de creanțe să fie valabilă, trebuie respectate câteva condiții de fond, aceleași indiferent dacă vorbim de PFA sau SRL:
- părțile să aibă calitatea reciprocă de debitor și creditor, adică fiecare să îi datoreze celeilalte o sumă;
- creanțele să fie certe, adică să existe fără dubiu, dovedite prin facturi, contracte, avize sau procese-verbale de recepție;
- creanțele să fie lichide, adică să aibă o valoare determinată în bani;
- creanțele să fie exigibile, adică termenul de plată să fi ajuns la scadență;
- creanțele să fie exprimate în aceeași monedă sau să fie convertite corect, la un curs agreat de ambele părți și menționat în documente.
Nu se pot compensa creanțe aflate în litigiu, creanțe insesizabile sau obligații pentru care legea interzice expres această operațiune. De asemenea, dacă unul dintre parteneri este în insolvență sau faliment, regulile devin mult mai restrictive, iar compensarea făcută în perioada suspectă poate fi contestată de administratorul judiciar. În astfel de situații, verifică mai întâi statutul firmei partenere.
Compensare obligatorie și compensare voluntară
În România există două planuri diferite. Pe de o parte, compensarea voluntară, făcută prin acordul părților, pe baza unui proces-verbal de compensare. Pe de altă parte, există reglementări privind stingerea obligațiilor restante între contribuabili persoane juridice, aplicabile datoriilor mai vechi de 30 de zile de la scadență și care depășesc un anumit plafon valoric, în prezent 10.000 de lei. Pentru aceste datorii, regulamentul privind compensarea datoriilor nerambursate la scadență prevede parcurgerea unei proceduri prin sistemul electronic dedicat, cu emiterea unui ordin de compensare.
Pentru că procedura și pragurile pot fi actualizate prin acte normative, iar aplicarea practică depinde de tipul obligațiilor, verifică situația concretă cu contabilul tău sau consultă textul în vigoare la data operațiunii. Regula de orientare rămâne simplă: sumele mici și datoriile recente se compensează amiabil, prin proces-verbal, iar datoriile restante importante intră în procedura reglementată.
Compensarea nu se confundă cu plata în numerar
Un avantaj practic al compensării este că nu implică mișcare de bani, deci nu intră sub incidența plafoanelor de plăți în numerar între firme. Nu ai încasare la casierie și nici plată din bancă, ci doar o stingere reciprocă de solduri. Din acest motiv, compensarea este preferabilă înțelegerilor informale de tipul "ne socotim noi la final", care nu lasă nicio urmă documentară și devin imposibil de justificat la un control.
Cum se face corect o compensare, pas cu pas
- Verifică soldurile reciproce. Scoate din program fișa partenerului: facturile pe care i le-ai emis și cele pe care ți le-a emis, cu sumele rămase neîncasate sau neplătite.
- Trimite o confirmare de sold și obține acordul scris al partenerului asupra sumelor. Fără acest acord, compensarea rămâne contestabilă.
- Întocmește procesul-verbal de compensare, în două exemplare, unul pentru fiecare parte.
- Semnează și ștampilează, dacă firmele folosesc ștampilă, apoi arhivează documentul împreună cu facturile la care se referă.
- Înregistrează operațiunea în contabilitate. Practic, se stinge creanța din contul de clienți pe seama datoriei din contul de furnizori, pentru suma compensată.
- Actualizează evidența facturilor. Într-un program ca facturamea poți marca facturile ca încasate prin compensare și atașa procesul-verbal, astfel încât soldurile clienților și furnizorilor să rămână corecte, iar raportul de restanțe să nu mai afișeze sume deja stinse.
Ce trebuie să conțină procesul-verbal de compensare
Nu există un formular unic obligatoriu pentru compensarea voluntară, dar documentul trebuie să fie complet ca să aibă valoare probatorie. Include:
- denumirea documentului, numărul și data;
- datele complete de identificare ale ambelor firme: denumire, CUI, număr de înregistrare la Registrul Comerțului, sediu;
- lista facturilor de încasat, cu serie, număr, dată și sold;
- lista facturilor de plată, cu aceleași elemente;
- suma compensată, în cifre și în litere, precum și soldul rămas de plătit sau de încasat, cu indicarea părții care îl datorează;
- semnăturile persoanelor autorizate din ambele societăți.
Ce se întâmplă cu TVA și cu declarațiile fiscale
Compensarea nu modifică baza de impozitare și nu schimbă TVA-ul facturilor deja emise. Facturile au fost declarate la momentul emiterii, prin decontul de TVA și prin celelalte raportări aplicabile, iar transmiterea lor în sistemul RO e-Factura, acolo unde este obligatorie, rămâne neschimbată. Nu emiți facturi noi și nu storna nimic pentru a reflecta compensarea.
Există totuși o consecință importantă pentru firmele care aplică TVA la încasare: pentru acestea, momentul compensării este asimilat momentului încasării, respectiv al plății. Cu alte cuvinte, la data procesului-verbal se colectează TVA aferentă facturilor emise și se deduce TVA aferentă facturilor primite, în limita sumei compensate. Este un detaliu care, dacă este ignorat, duce la decontări greșite și la diferențe la control, așa că marchează clar data compensării în evidența contabilă.
Din perspectiva impozitului pe profit sau pe veniturile microîntreprinderilor, compensarea nu generează venit sau cheltuială suplimentară, pentru că veniturile și cheltuielile au fost deja înregistrate la data facturilor.
Greșeli frecvente și cum le eviți
- Stornarea facturilor în loc de compensare. Este cea mai gravă eroare. Stornarea anulează o operațiune comercială care chiar a avut loc și denaturează raportările fiscale.
- Compensarea fără document. Dacă la control nu poți prezenta procesul-verbal, soldurile din balanță nu se vor potrivi cu realitatea, iar operațiunea va fi greu de justificat.
- Compensarea unor creanțe neajunse la scadență, fără acordul expres al celeilalte părți. Poate fi contestată ulterior.
- Ignorarea prescripției. Creanțele prescrise nu mai pot fi impuse partenerului, iar tratamentul lor contabil este diferit.
- Compensarea între entități care nu sunt reciproc debitoare. Dacă intervine o a treia firmă din grup, nu mai vorbim de compensare simplă, ci de cesiune de creanță sau de un acord tripartit, care se documentează diferit.
Ținerea la zi a fișelor de client și furnizor este condiția de bază pentru ca o compensare să fie posibilă și rapidă. Când vezi în orice moment cine îți datorează bani și cui datorezi tu, identifici imediat partenerii cu care poți închide conturile fără să scoți un leu din firmă.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu procesul-verbal de compensare între două firme?
Pentru compensarea voluntară, legea nu impune un formular tipizat, dar documentul scris este practic obligatoriu ca dovadă. Fără el, nu poți justifica stingerea creanțelor nici în fața partenerului, nici la un control fiscal.
Se poate compensa o factură cu un avans primit de la același client?
Da, dacă avansul a fost facturat corect și sumele sunt certe și exigibile. În practică, regularizarea avansului se face prin factura de regularizare, iar diferența rămasă se poate stinge prin compensare, cu document justificativ.
Compensarea se declară la ANAF?
Compensarea în sine nu se declară separat, pentru că facturile au fost deja raportate la emitere. Efectele apar doar în evidența contabilă și, pentru firmele cu TVA la încasare, în decontul lunii în care s-a semnat compensarea.
Pot compensa datorii între PFA și SRL-ul meu?
Da, dacă cele două entități au relații comerciale reale, documentate prin facturi, și fiecare este simultan creditor și debitor față de cealaltă. Fiind vorba de persoane afiliate, prețurile practicate trebuie să fie de piață, iar documentația trebuie să fie impecabilă.