Chitanță, bon fiscal sau factură: care este diferența și când folosești fiecare document justificativ
Dacă ai un PFA, o firmă mică sau vinzi ocazional produse și servicii, apare des aceeași întrebare: eliberezi chitanță, bon fiscal sau factură? Pe scurt, cele trei nu sunt interschimbabile. Factura arată ce ai vândut și cui, bonul fiscal se emite din casa de marcat pentru vânzările cu numerar sau card către persoane fizice, iar chitanța dovedește doar că ai încasat o sumă de bani. În multe situații ai nevoie de mai mult de un singur document justificativ pentru aceeași tranzacție.
Mai jos vezi ce este fiecare, cine îl folosește, când este obligatoriu și cum se combină corect, ca să nu ai probleme la un control sau în contabilitate. Contextul este România, anul 2026.
Ce este factura și când o emiți
Factura este documentul care descrie o vânzare: cine vinde, cine cumpără, ce produs sau serviciu, în ce cantitate, la ce preț și cu ce TVA. Este documentul de bază pentru înregistrarea în contabilitate și pentru deducerea cheltuielilor.
O factură trebuie să conțină, printre altele:
- datele complete ale furnizorului și ale clientului (denumire, CUI sau CNP, adresă);
- numărul și data facturii;
- descrierea bunurilor sau serviciilor, cantitatea și prețul unitar;
- cota și valoarea TVA, dacă ești plătitor de TVA, plus totalul de plată.
Factura este obligatorie în relațiile dintre firme (B2B) și atunci când clientul persoană fizică o cere. În România, transmiterea facturilor prin sistemul RO e-Factura al ANAF a devenit regula generală: facturile B2B se raportează electronic, iar zona B2C a intrat și ea în sfera raportării. Pentru că detaliile de plafon și de calendar se pot modifica de la un an la altul, verifică situația exact pentru anul în curs pe site-ul ANAF. Într-un program ca facturamea poți emite factura și trimite automat fișierul XML către e-Factura, fără să completezi manual în SPV.
Factura nu înseamnă că ai și încasat banii
Un aspect important: factura atestă vânzarea, nu neapărat încasarea. Poți emite o factură cu termen de plată la 15 sau 30 de zile, iar banii să intre mai târziu. De aceea, când clientul plătește cash, ai nevoie și de un document care să dovedească încasarea: bonul fiscal sau chitanța.
Ce este bonul fiscal și când e obligatoriu
Bonul fiscal este documentul emis de casa de marcat electronică fiscală (aparatul de marcat cu jurnal electronic). El este obligatoriu atunci când încasezi bani, în numerar sau prin card, direct de la persoane fizice, pentru vânzări cu amănuntul de bunuri sau prestări de servicii către populație.
Exemple tipice unde ai nevoie de casă de marcat și bon fiscal:
- un magazin, o cafenea sau un restaurant;
- un salon, un cabinet sau un atelier care încasează pe loc de la clienți persoane fizice;
- orice comerț cu amănuntul cu plata la momentul vânzării.
Bonul fiscal ține locul chitanței pentru dovada încasării, pentru că este emis de un aparat conectat la ANAF. Practic, dacă dai bon fiscal, nu mai emiți și chitanță pentru aceeași sumă în numerar, pentru că ai dubla înregistrarea aceleiași încasări.
Bonul fiscal cu CUI și factura simplificată
Când clientul este o firmă și cere document pe firmă, bonul simplu nu este suficient pentru dedus cheltuiala și TVA. La cererea clientului, pe bon se poate înscrie codul de identificare fiscală (CUI). Peste un anumit plafon valoric, un bon fiscal care conține CUI-ul cumpărătorului este tratat drept factură simplificată. Pentru sume mai mari sau când clientul are nevoie de o factură completă, emiți factura separat. Plafoanele și condițiile pentru factura simplificată sunt stabilite prin Codul fiscal, așa că verifică valoarea aplicabilă în anul respectiv.
Ce este chitanța și când o mai folosești
Chitanța este documentul care dovedește că ai încasat o sumă de bani în numerar. Atenție: chitanța nu descrie ce ai vândut, ci doar confirmă plata. De aceea, o chitanță nu ține niciodată locul unei facturi. Ea însoțește factura atunci când plata se face cash și nu ai casă de marcat pentru acea operațiune.
Situații în care chitanța rămâne utilă:
- un PFA sau o firmă fără casă de marcat care încasează cash de la o altă firmă, pe baza unei facturi;
- încasarea în numerar a unei facturi emise anterior cu plata la termen;
- restituiri, avansuri sau alte mișcări de numerar care trebuie documentate.
Regula practică: chitanța se emite împreună cu factura, nu în locul ei. Factura spune ce s-a vândut, chitanța spune că s-a plătit cash. Dacă plata vine prin transfer bancar, nu ai nevoie de chitanță, pentru că extrasul de cont dovedește încasarea.
Chitanța și plafonul plăților în numerar
Încasările și plățile în numerar sunt limitate prin lege la anumite plafoane zilnice, mai ales între firme. Chiar dacă emiți chitanță, trebuie să te încadrezi în aceste limite, altfel riști sancțiuni. Plafoanele se pot ajusta, deci confirmă valorile în vigoare pentru anul curent înainte de a accepta sume mari cash.
Cum combini corect cele trei documente
Ca să nu greșești, gândește în doi pași: mai întâi ce vinzi, apoi cum încasezi.
- Vânzare către o firmă (B2B): emiți factură. Dacă plătește cash, adaugi chitanța ca dovadă de încasare.
- Vânzare cu amănuntul către persoane fizice, plată pe loc: emiți bon fiscal din casa de marcat. La cerere, poți emite și factură.
- Serviciu facturat cu plata la termen: emiți factură acum, iar la încasarea în numerar adaugi chitanța; dacă intră prin bancă, e suficient extrasul.
Ideea de reținut este simplă: factura documentează tranzacția, bonul fiscal și chitanța documentează încasarea. Un bon fiscal și o chitanță pentru aceeași sumă înseamnă dublare, iar o chitanță fără factură nu justifică o cheltuială.
Întrebări frecvente
Pot da doar chitanță în loc de factură?
Nu. Chitanța dovedește doar încasarea banilor, nu descrie vânzarea și nu poate fi folosită singură pentru a justifica o cheltuială sau pentru a deduce TVA. Emiți întâi factura, iar chitanța o atașezi ca dovadă a plății în numerar.
Bonul fiscal ține loc de factură pentru firmă?
Un bon fiscal simplu nu este suficient pentru o firmă care vrea să deducă cheltuiala. Doar bonul cu CUI-ul cumpărătorului, sub plafonul stabilit prin lege, poate fi tratat ca factură simplificată. Peste acel plafon sau când clientul cere, emiți o factură completă.
Dacă emit bon fiscal, mai trebuie și chitanță?
Nu. Bonul fiscal este emis de casa de marcat și dovedește deja încasarea în numerar sau cu card, așa că nu mai emiți chitanță pentru aceeași sumă, ca să nu înregistrezi de două ori aceeași încasare.
Când nu am nevoie de chitanță?
Atunci când clientul plătește prin transfer bancar sau card, pentru că încasarea este dovedită de extrasul de cont, respectiv de bonul fiscal. Chitanța rămâne necesară doar la plățile în numerar fără casă de marcat.