Casa de marcat: cine este obligat și ce reguli fiscale trebuie să respecți
Pe scurt, orice operator economic care încasează bani de la persoane fizice, în numerar sau cu cardul, pentru bunuri vândute sau servicii prestate, este obligat să folosească o casă de marcat și să emită bon fiscal. Regula vine din OUG 28/1999 și se aplică indiferent dacă ești firmă (SRL) sau PFA. În acest ghid vezi clar cine trebuie să aibă aparat de marcat, cum se conectează la ANAF, ce excepții prevede legea și ce sancțiuni riști dacă nu respecți obligațiile privind casa de marcat.
Ce este casa de marcat și de ce este obligatorie
Casa de marcat, denumită oficial aparat de marcat electronic fiscal (AMEF), este dispozitivul care înregistrează fiecare vânzare cu plata pe loc și tipărește bonul fiscal pentru client. Rolul ei este dublu: îi dă cumpărătorului dovada plății și îi permite statului să urmărească încasările în numerar. Din acest motiv, folosirea aparatului de marcat nu este opțională atunci când vinzi direct către populație.
Important: bonul fiscal nu este același lucru cu factura. Bonul fiscal se emite din casa de marcat la fiecare încasare de la o persoană fizică, în timp ce factura o emiți separat, mai ales către firme sau la cererea clientului. Cele două documente acoperă situații diferite, iar în multe activități vei avea nevoie de amândouă.
Cine este obligat să aibă aparat de marcat
Criteriul principal nu este forma juridică, ci modul de încasare. Ești obligat să ai casă de marcat dacă vinzi bunuri sau prestezi servicii către persoane fizice și încasezi contravaloarea lor:
- în numerar (bani cash);
- cu cardul bancar sau cu alte substitute de numerar (de exemplu tichete).
Practic, intră aici magazinele, restaurantele și cafenelele, saloanele de înfrumusețare, cabinetele care încasează de la pacienți, service-urile auto, atelierele, comerțul stradal cu produse și, în general, orice afacere care ia bani direct de la client. Regula se aplică la fel pentru SRL și pentru PFA sau întreprindere individuală.
Când NU ai nevoie de casă de marcat, deși vinzi
Dacă încasezi exclusiv prin transfer bancar (ordin de plată în cont), nu ai nevoie de aparat de marcat pentru acele încasări. Este cazul tipic al unui PFA care facturează doar către firme și este plătit prin bancă: acolo emiți factură, nu bon fiscal. La fel, vânzarea între firme (B2B) cu plată prin bancă se documentează prin factură. Atenție însă: dacă aceeași afacere primește și un singur leu în numerar de la o persoană fizică, pentru acea încasare apare obligația bonului fiscal.
Pentru partea de facturare care rămâne în afara casei de marcat, adică facturile către clienți firmă și transmiterea lor prin e-Factura, poți folosi un program ca facturamea, care generează factura și o trimite automat în sistemul ANAF. Astfel casa de marcat acoperă bonurile, iar programul acoperă facturile și raportarea electronică.
Conectarea casei de marcat la ANAF
Toate aparatele de marcat de generație nouă au jurnal electronic și trebuie conectate la sistemul informatic al ANAF. Practic, casa de marcat transmite periodic către ANAF datele privind încasările și bonurile emise, fără să mai fie nevoie ca tu să duci lunar rapoarte la fisc. Termenele de conectare, stabilite în trecut pe categorii de contribuabili (mari, mijlocii și mici), au expirat deja, așa că în 2026 toate casele de marcat active trebuie să fie conectate.
Ce înseamnă asta pentru tine ca antreprenor:
- când cumperi un aparat de marcat, alegi un model omologat, cu jurnal electronic;
- aparatul se fiscalizează și se înregistrează la ANAF înainte de prima utilizare;
- te asiguri că este conectat și transmite datele, ca să eviți sancțiunile pentru neconectare.
Dacă din motive tehnice, de exemplu lipsă de semnal sau o defecțiune, aparatul nu poate transmite temporar, obligația de a emite bon fiscal către client rămâne valabilă. Datele se transmit ulterior, după remedierea problemei, conform procedurii ANAF.
Excepții: activitățile pentru care legea nu cere casă de marcat
OUG 28/1999 prevede o listă de activități scutite de la obligația casei de marcat, chiar dacă se încasează numerar. Printre cele mai des întâlnite excepții se numără:
- comerțul ocazional cu produse agricole din producție proprie, prin puncte fixe autorizate;
- vânzarea de ziare și reviste prin distribuitori specializați;
- transportul public de călători pe bază de bilete sau abonamente tipărite;
- activitățile pentru care încasarea se face pe bază de bonuri cu valoare fixă tipărite, cum sunt biletele de acces la spectacole, muzee, târguri;
- anumite servicii financiare, bancare și de asigurări.
Lista completă și condițiile exacte sunt cele din OUG 28/1999, iar unele excepții au reguli stricte de aplicare. De aceea, dacă ai un dubiu că activitatea ta se încadrează, verifică textul actualizat al ordonanței sau cere confirmarea unui contabil înainte să renunți la aparatul de marcat. O interpretare greșită a excepției se sancționează la fel ca lipsa casei de marcat.
Ce trebuie să conțină bonul fiscal
Bonul fiscal emis din aparatul de marcat trebuie să includă cel puțin datele de identificare ale comerciantului (denumire, cod fiscal, adresă), data și ora, denumirea bunurilor sau serviciilor, prețul și valoarea totală, precum și defalcarea TVA acolo unde este cazul. Dacă un client, mai ales o firmă, îți cere factură pentru o vânzare pentru care ai emis deja bon, factura se emite pe baza bonului fiscal, iar bonul se anexează. Astfel eviți să înregistrezi de două ori aceeași încasare.
Sancțiuni pentru nerespectarea obligațiilor privind casa de marcat
Nerespectarea regulilor privind casa de marcat este printre cele mai aspru sancționate fapte din zona fiscală, tocmai pentru că vizează încasările în numerar. Principalele riscuri sunt:
- amenzi contravenționale semnificative pentru neemiterea bonului fiscal, pentru nedotarea cu aparat de marcat sau pentru neconectarea la ANAF;
- confiscarea sumelor care nu pot fi justificate prin bonuri emise, atunci când se constată încasări neînregistrate;
- suspendarea activității la punctul de lucru pentru o perioadă stabilită de lege, în cazul faptelor grave sau repetate.
Cuantumul exact al amenzilor și durata suspendării depind de tipul faptei și de situație, iar aceste valori pot fi actualizate prin modificări legislative. Din acest motiv, tratează fiecare bon fiscal ca pe o obligație de rutină: costul unui aparat de marcat este mult mai mic decât riscul unei sancțiuni sau al închiderii temporare a afacerii.
Întrebări frecvente
Un PFA are nevoie de casă de marcat?
Da, dacă PFA-ul încasează numerar sau card de la persoane fizice pentru bunuri sau servicii. Dacă PFA-ul este plătit exclusiv prin transfer bancar, de regulă de la firme, atunci nu are nevoie de aparat de marcat, ci emite facturi.
Trebuie să dau bon fiscal dacă clientul plătește cu cardul?
Da. Plata cu cardul este considerată substitut de numerar, așa că vânzarea către o persoană fizică cu cardul se înregistrează la casa de marcat și se emite bon fiscal, exact ca la plata cash.
Ce fac dacă un client firmă îmi cere factură, nu bon?
Emiți bonul fiscal la încasare și, la cererea clientului, întocmești și factura pe baza acelui bon, pe care îl anexezi. Factura poate fi generată și transmisă prin e-Factura dintr-un program ca facturamea, fără să dublezi venitul.
Casa de marcat trebuie conectată la ANAF în 2026?
Da. Toate aparatele de marcat electronice fiscale cu jurnal electronic trebuie să fie conectate la sistemul ANAF, termenele de conectare fiind deja expirate. Neconectarea se sancționează separat de obligația de a emite bon fiscal.