Ce este balanța de verificare și de ce contează pentru firma ta
Balanța de verificare este situația contabilă care arată, pentru fiecare cont folosit de firmă, soldul de la începutul anului, mișcările din perioadă (rulajele) și soldul final. Pe scurt: este o fotografie a întregii contabilități la o anumită dată. Contabilul o întocmește de obicei lunar, iar pentru tine, ca administrator, este cel mai rapid mod de a afla câți bani ai în bancă și în casă, cât îți datorează clienții, cât datorezi furnizorilor și statului și dacă firma are profit sau pierdere.
Mulți antreprenori primesc balanța de la contabil în fiecare lună și o pun deoparte fără să o deschidă, pentru că pare un tabel plin de cifre și coduri. În realitate, după ce înveți câteva conturi de bază, o poți citi în 10 minute și poți observa din timp probleme pe care altfel le-ai descoperi abia la bilanț.
Cine întocmește balanța de verificare și cât de des
Balanța de verificare există doar la firmele care țin contabilitate în partidă dublă, adică SRL-urile și celelalte societăți, precum și alte entități obligate să aplice reglementările contabile. Regula generală este întocmirea ei lunar, cu excepțiile prevăzute de reglementările contabile pentru anumite situații. Concret, aproape orice SRL activ are o balanță pentru fiecare lună.
PFA-urile, întreprinderile individuale și cei care au venituri din activități independente în sistem real țin de regulă contabilitate în partidă simplă (registrul de încasări și plăți), deci nu au balanță de verificare. Dacă ai PFA și contabilul îți vorbește despre balanță, întreabă-l la ce se referă exact.
Balanța nu se depune de obicei la ANAF ca document separat, însă stă la baza bilanțului (situațiile financiare anuale), a declarațiilor fiscale și a raportărilor periodice. Băncile o cer frecvent când soliciți un credit, iar investitorii sau cumpărătorii unei afaceri o analizează înainte de orice discuție serioasă.
Structura balanței: ce înseamnă fiecare coloană
Formatul exact diferă în funcție de programul de contabilitate, dar orice balanță are aceleași elemente de bază. Fiecare rând este un cont, iar coloanele sunt grupate pe perechi Debit / Credit.
Simbolul și denumirea contului
Primele coloane conțin numărul contului din planul de conturi (de exemplu 5121) și denumirea lui (Conturi la bănci în lei). Prima cifră îți spune clasa contului:
- Clasa 1: capitaluri (capital social, rezerve, rezultat, credite pe termen lung)
- Clasa 2: imobilizări (echipamente, mașini, software, plus amortizarea lor)
- Clasa 3: stocuri (mărfuri, materii prime, materiale)
- Clasa 4: terți (clienți, furnizori, salariați, bugetul statului, asociați)
- Clasa 5: trezorerie (bancă, casă, avansuri de trezorerie)
- Clasa 6: cheltuieli
- Clasa 7: venituri
Solduri inițiale
Arată situația fiecărui cont la 1 ianuarie, preluată din balanța de la finalul anului anterior. Pe tot parcursul anului această coloană rămâne neschimbată.
Rulaje (sume precedente și sume curente)
Rulajul este totalul operațiunilor înregistrate în cont într-o perioadă. Multe balanțe arată separat rulajele precedente (de la începutul anului până la luna anterioară) și rulajele lunii curente. De exemplu, la contul 4111 Clienți, rulajul debitor înseamnă facturile emise, iar rulajul creditor înseamnă încasările și eventualele stornări.
Total sume
Este suma dintre soldul inițial și toate rulajele, separat pe debit și pe credit.
Solduri finale
Coloana cea mai importantă pentru tine. Soldul final este diferența dintre totalul sumelor debitoare și creditoare și îți arată situația reală la sfârșitul lunii: câți bani ai, cât ai de încasat, cât ai de plătit.
Denumirea de „balanță cu patru, cinci sau șase egalități” vine din numărul de perechi de coloane. Pe fiecare pereche, totalul debitor trebuie să fie egal cu totalul creditor, ca urmare a principiului partidei duble: orice operațiune se înregistrează simultan în debitul unui cont și în creditul altuia. Dacă totalurile nu sunt egale, există o eroare tehnică în contabilitate.
Cum citești balanța de verificare în 10 minute
Nu trebuie să analizezi toate conturile. Concentrează-te pe soldurile finale ale câtorva conturi-cheie:
- 5121 Conturi la bănci în lei și 5124 Conturi la bănci în valută: trebuie să coincidă cu extrasele de cont la ultima zi a lunii.
- 5311 Casa în lei: trebuie să corespundă cu soldul din registrul de casă și cu numerarul existent fizic.
- 4111 Clienți: soldul debitor reprezintă sumele pe care clienții ți le datorează. Compară-l cu lista ta de facturi neîncasate.
- 401 Furnizori: soldul creditor reprezintă datoriile către furnizori.
- 371 Mărfuri (sau alte conturi din clasa 3): valoarea stocului din contabilitate, care ar trebui să se regăsească în gestiune.
- 4423 TVA de plată sau 4424 TVA de recuperat: rezultatul decontului de TVA, după regularizarea făcută la finalul perioadei fiscale.
- Conturile de datorii la buget (de exemplu 431, 436, 444, impozitul pe profit sau pe veniturile microîntreprinderilor): cât datorezi statului la acel moment.
- 455 Sume datorate acționarilor/asociaților: împrumuturile pe care le-ai dat firmei sau sumele pe care firma ți le datorează.
- 121 Profit sau pierdere: sold creditor înseamnă profit cumulat de la începutul anului, sold debitor înseamnă pierdere.
Conturile din clasele 6 și 7 apar cu rulaje, dar de regulă nu au sold final, pentru că sunt închise periodic prin contul 121. Rulajele lor sunt totuși utile: totalul pe 707 Venituri din vânzarea mărfurilor sau 704 Venituri din servicii prestate îți arată cifra de afaceri cumulată, iar conturile 6xx îți arată unde se duc banii.
Conturi de activ, de pasiv și bifuncționale
Ca să îți dai seama dacă un sold e normal, trebuie să știi ce tip de cont este:
- Conturile de activ (bancă, casă, clienți, stocuri, imobilizări) au în mod normal sold debitor.
- Conturile de pasiv (capital, furnizori, datorii la buget, salarii datorate) au în mod normal sold creditor.
- Conturile bifuncționale (de exemplu 121 Profit sau pierdere) pot avea sold fie debitor, fie creditor, în funcție de situație.
Semnale de alarmă pe care le poți observa singur
Unele solduri sunt imposibile din punct de vedere logic sau indică o înregistrare greșită. Merită să întrebi contabilul dacă vezi:
- Casa (5311) cu sold creditor: nu poți avea „bani negativi” în casă. De obicei înseamnă plăți înregistrate fără încasări sau încasări lipsă.
- Stocuri (clasa 3) cu sold creditor: ai descărcat din gestiune mai multă marfă decât ai recepționat, adesea din cauza unui NIR lipsă.
- Clienți (4111) cu sold creditor: poate fi un avans încasat fără factură sau o încasare alocată greșit.
- Furnizori (401) cu sold debitor: plăți în plus, avansuri sau facturi de achiziție neînregistrate.
- Bancă diferită de extras: operațiuni bancare neînregistrate sau dublate.
- Conturi de TVA 4426 și 4427 cu sold la finalul perioadei fiscale: în mod normal ele se închid prin regularizare în 4423 sau 4424.
- Sold mare și vechi la 473 Decontări din operațiuni în curs de clarificare: sume pe care nimeni nu le-a lămurit.
- Sold mare pe 542 Avansuri de trezorerie: avansuri date angajaților sau administratorului, nedecontate cu documente.
Balanța sintetică și balanța analitică
Balanța sintetică prezintă conturile la nivel general (de exemplu, un singur rând 4111 pentru toți clienții). Balanța analitică detaliază fiecare cont pe componente: fiecare client, fiecare furnizor, fiecare gestiune sau fiecare cont bancar. Pentru urmărirea încasărilor, balanța analitică a clienților este cea mai utilă, pentru că îți arată exact cine și cât îți datorează. Totalul analiticelor trebuie să fie egal cu soldul contului sintetic.
Cum ajuți contabilul să obțină o balanță corectă
O balanță e la fel de bună ca documentele din spatele ei. Cele mai multe erori vin din facturi lipsă, încasări neidentificate sau stocuri nedescărcate. Câteva obiceiuri care fac diferența:
- Trimite documentele lunar și complet: facturi emise și primite, extrase bancare, registrul de casă, NIR-uri, bonuri de consum.
- Marchează încasările pe facturi pe măsură ce intră banii, ca să nu rămână solduri vechi la clienți.
- Verifică facturile primite în SPV, ca să nu rămână achiziții neînregistrate.
- Folosește aceeași numerotare și aceleași date de client peste tot, ca analiticele să se potrivească.
Dacă emiți facturile, urmărești încasările și ții gestiunea într-un program ca facturamea, poți exporta pentru contabil o situație clară a vânzărilor și a sumelor neîncasate, iar comparația cu soldul din 4111 devine o simplă verificare, nu o căutare prin dosare.
Întrebări frecvente
Ce înseamnă când balanța de verificare nu se închide?
Înseamnă că totalul debitor nu este egal cu totalul creditor pe cel puțin o pereche de coloane. Este o eroare tehnică de înregistrare care trebuie corectată înainte de a folosi balanța pentru declarații sau pentru bilanț.
Cum văd profitul firmei în balanța de verificare?
Uită-te la soldul final al contului 121 Profit sau pierdere. Sold creditor înseamnă profit cumulat de la începutul anului, iar sold debitor înseamnă pierdere. Pentru o imagine completă, verifică și dacă impozitul aferent a fost înregistrat.
Are PFA-ul obligația să întocmească balanță de verificare?
De regulă nu. PFA-urile țin contabilitate în partidă simplă, prin registrul de încasări și plăți, iar balanța de verificare este specifică firmelor care țin contabilitate în partidă dublă, precum SRL-urile.
De ce banca îmi cere balanța de verificare pentru un credit?
Pentru că balanța arată rapid lichiditățile, datoriile, creanțele și rezultatul firmei la zi, fără să aștepte bilanțul anual. Băncile o folosesc pentru a evalua capacitatea de rambursare.