Regula practică pe scurt: facturile și celelalte documente justificative se păstrează, ca regulă generală, 5 ani, iar termenul nu curge de la data facturii, ci de la închiderea exercițiului financiar în care a fost întocmită. Arhivarea facturilor nu este o formalitate: dacă pierzi documentele, poți pierde și dreptul de deducere a cheltuielilor sau a TVA la un control ANAF. Mai jos găsești, pe înțelesul oricui, cât timp se păstrează documentele contabile, ce intră în arhivă, cum funcționează arhivarea electronică și de ce fișierele din RO e-Factura trebuie descărcate, nu lăsate în seama ANAF.
Arhivarea facturilor: cât timp se păstrează documentele contabile
Termenul de păstrare a documentelor financiar contabile este stabilit de Legea contabilității nr. 82/1991. După modificările din ultimii ani, termenul general a fost redus de la 10 ani la 5 ani. Formularea din lege este importantă pentru că schimbă calculul: cei 5 ani se socotesc de la data de 1 iulie a anului următor celui de încheiere a exercițiului financiar în care au fost întocmite documentele. Practic, o factură emisă în martie 2026 se numără începând cu 1 iulie 2027, deci arhiva trebuie ținută sensibil mai mult decât ai crede uitându te doar la data documentului.
Pentru că legislația se modifică, verifică forma în vigoare a legii la momentul la care faci curățenie în arhivă. Regula prudentă pentru un PFA sau un SRL mic este simplă: nu distruge nimic mai devreme de 6 ani de la data documentului, iar dacă spațiul nu e o problemă, păstrează arhiva electronică pe termen nelimitat, pentru că nu costă aproape nimic.
De ce 5 ani: legătura cu prescripția fiscală
Termenul de arhivare nu este ales întâmplător. Dreptul organului fiscal de a stabili creanțe fiscale se prescrie, ca regulă, tot în 5 ani, termen care începe să curgă de la 1 iulie a anului următor celui pentru care se datorează obligația fiscală. Cu alte cuvinte, cât timp ANAF îți mai poate verifica o perioadă, trebuie să poți prezenta documentele acelei perioade. În cazurile în care fapta este calificată drept evaziune fiscală, termenul de prescripție este mai lung, de 10 ani, motiv în plus să nu te grăbești cu tocătorul de hârtie.
Excepții și situații speciale
- State de salarii: termenul a fost și el redus la 5 ani, dar angajatorul rămâne obligat să elibereze foștilor salariați adeverințe de vechime și de venit, deci evidențele de personal merită păstrate mai mult.
- Mijloace fixe: documentele de achiziție, fișele mijlocului fix și planul de amortizare se păstrează cât timp bunul este în patrimoniu, plus termenul legal după scoaterea din evidență.
- Investiții și ajustări de TVA: pentru bunuri de capital, perioada de ajustare a TVA este mai lungă, până la 20 de ani pentru construcții, deci documentele aferente trebuie păstrate corespunzător.
- Contracte, garanții, litigii: păstrează le cât timp produc efecte, plus perioada în care ai putea fi chemat în instanță.
Ce documente intră în arhiva contabilă
Arhiva nu înseamnă doar facturile emise. Un dosar complet pe an conține tot ce justifică cifrele din contabilitate:
- facturi emise și facturi primite, inclusiv facturile storno și cele de avans;
- chitanțe, bonuri fiscale, rapoarte Z și raportul fiscal de închidere de la casa de marcat;
- extrase de cont, ordine de plată, dovezi de încasare prin card sau procesator online;
- avize de însoțire a mărfii, NIR uri, documente de transport;
- registre obligatorii: registrul jurnal, registrul inventar, registrul de casă, jurnalele de vânzări și cumpărări;
- declarații fiscale depuse și recipisele de depunere, contracte, state de plată, decizii de amortizare.
Un document justificativ trebuie să conțină toate elementele obligatorii, altfel nu poate sta la baza unei înregistrări contabile. O factură ilizibilă, ruptă sau fără elementele de identificare ale părților este, la control, aproape la fel de utilă ca o factură lipsă.
Arhivare electronică: ANAF nu îți ține facturile la nesfârșit
Cea mai frecventă confuzie din ultimii ani este legată de RO e-Factura. Faptul că o factură a trecut prin sistemul ANAF și a primit sigiliul electronic nu te scutește de obligația de arhivare. Facturile rămân disponibile în Spațiul Privat Virtual o perioadă limitată, de aproximativ 60 de zile de la data punerii la dispoziție, după care sunt arhivate electronic de ANAF și pot fi obținute doar la cerere. Dacă nu ai descărcat fișierele la timp, riști să rămâi fără ele exact când ai nevoie.
Concluzia practică: descarcă lunar arhiva cu fișierele XML și semnătura electronică aferentă și ține le într un loc sigur, nu doar pe laptopul de lucru. Într un program ca facturamea, facturile emise și cele primite prin e-Factura rămân stocate în cont, cu XML ul și PDF ul asociat, deci arhiva se construiește singură pe măsură ce lucrezi.
XML sau PDF: ce format păstrezi
Originalul legal al unei facturi electronice este fișierul XML însoțit de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, nu PDF ul generat pentru citire. PDF ul este util pentru tine, pentru client și pentru verificări rapide, dar la un control fișierul care contează este XML ul. Ideal, păstrezi ambele: XML pentru dovadă, PDF pentru lucrul de zi cu zi.
Poți arhiva doar electronic, fără hârtie?
Da, reglementările contabile permit păstrarea documentelor pe suport electronic, cu condiția să fie asigurate autenticitatea originii, integritatea conținutului și lizibilitatea pe toată perioada de păstrare, iar documentele să poată fi listate la cerere. Pentru arhivarea de lungă durată a documentelor create direct în format electronic există și un cadru legal specific privind arhivarea electronică, cu furnizori acreditați, util mai ales companiilor cu volume mari. Pentru un PFA sau un SRL mic, o arhivă digitală organizată, cu copii de siguranță, acoperă în practică cerințele.
Cum organizezi arhiva ca să o găsești în 30 de secunde
- Structură pe ani și luni: un folder pentru fiecare an, subfoldere pentru vânzări, achiziții, bancă, casă, salarii, declarații.
- Denumire consecventă a fișierelor: data, tipul documentului, partenerul și numărul, de exemplu 2026-03-14_furnizor_ABC_F1234.
- Regula 3-2-1 pentru backup: trei copii, pe două tipuri de suport, una în alt loc, adică cloud plus un disc extern.
- Verificare periodică: o dată pe an deschide câteva fișiere vechi la întâmplare și asigură te că se pot citi.
- Consecvență între arhiva ta și cea a contabilului: nu presupune că, dacă are el documentele, ești acoperit. Obligația de păstrare îți revine ție, ca titular al evidenței contabile.
Greșeli frecvente la arhivarea facturilor
- Bonurile fiscale pe hârtie termică se decolorează în câteva luni. Scanează le imediat și atașează scanul la decontul de cheltuieli.
- Distrugerea documentelor exact la 5 ani de la data facturii, ignorând regula de calcul de la 1 iulie a anului următor.
- Arhiva ținută exclusiv pe calculatorul personal, fără copie în cloud. O defecțiune hardware înseamnă reconstituirea documentelor, procedură laborioasă și cu termen limită.
- Ștergerea contului la un furnizor de software fără a exporta întâi arhiva completă de facturi.
- Păstrarea doar a PDF urilor din e-Factura, fără fișierele XML semnate.
Ce se întâmplă dacă pierzi documentele
Legea prevede o procedură de reconstituire a documentelor pierdute, sustrase sau distruse. Presupune, în esență, o declarație, anunțarea situației în termenul prevăzut de reglementări și obținerea de copii de la emitent sau de la partener, cu mențiunea că servesc drept document reconstituit. Este posibil, dar consumă timp. Mai important, în lipsa documentelor originale, dreptul de deducere a cheltuielilor și a TVA poate fi contestat la control, iar nerespectarea obligațiilor de păstrare a documentelor contabile poate atrage amenzi contravenționale. Prevenția, adică o arhivă digitală ordonată, costă infinit mai puțin.
Întrebări frecvente
Cât timp se păstrează facturile în România în 2026?
Regula generală este de 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui în care s a încheiat exercițiul financiar în care documentul a fost întocmit. Există excepții, de exemplu documentele pentru mijloace fixe sau pentru bunuri de capital cu perioadă lungă de ajustare a TVA, care se păstrează mai mult.
Trebuie să tipăresc facturile emise prin e-Factura?
Nu. Arhivarea electronică este acceptată dacă poți garanta autenticitatea, integritatea și lizibilitatea fișierelor pe toată durata de păstrare și le poți lista la cerere. Important este să păstrezi fișierul XML semnat, nu doar PDF ul de vizualizare.
ANAF păstrează facturile mele din e-Factura, deci de ce mai am nevoie de arhivă proprie?
Pentru că facturile rămân disponibile în SPV o perioadă limitată, de circa 60 de zile, după care sunt arhivate de ANAF și se obțin doar la cerere. Obligația legală de păstrare rămâne a ta, așa că descarcă lunar fișierele sau folosește un program care le stochează automat în contul tău.
Ce fac dacă am pierdut o factură de la un furnizor?
Ceri furnizorului un duplicat sau o copie a exemplarului său, pe care se menționează că servește drept document reconstituit, și urmezi procedura de reconstituire prevăzută de reglementările contabile. Dacă factura a fost transmisă prin RO e-Factura, cel mai simplu este să soliciți fișierul XML original de la emitent.