Amenzi e-Factura: ce sancțiuni riști dacă nu transmiți facturile în SPV
Dacă nu trimiți facturile prin sistemul RO e-Factura, riști două tipuri de consecințe: o amendă contravențională pentru netransmiterea în termen și, separat, probleme la deducerea TVA și la justificarea cheltuielilor. Sancțiunile e-Factura sunt prevăzute în Codul de procedură fiscală și în OUG 120/2021, iar cuantumul lor depinde de mărimea contribuabilului: contribuabil mare, mijlociu sau mic. În practică, cele mai multe amenzi ANAF nu apar din rea intenție, ci din întârzieri, facturi respinse care nu au fost corectate sau facturi emise în alt program și uitate în afara SPV.
Mai jos găsești, pe scurt și pe înțelesul oricărui antreprenor sau PFA, cine are obligația de raportare, ce înseamnă nedepunerea e-Facturii, care sunt sancțiunile aplicabile și, cel mai important, ce faci concret ca să nu ajungi să le plătești.
Cine are obligația de a transmite e-Factura
Regula generală, valabilă și în 2026, este că facturile emise în relația B2B între persoane stabilite în România se transmit obligatoriu prin RO e-Factura. La fel și facturile către instituții publice (B2G). Pentru relația B2C, obligația de raportare a fost extinsă treptat, așa că este bine să verifici situația concretă a activității tale, mai ales dacă vinzi către persoane fizice.
Practic, obligația te privește dacă:
- ești societate (SRL, SA) sau PFA, II, IF înregistrată fiscal în România și emiți facturi către alți operatori economici;
- facturezi către instituții publice, indiferent de valoare;
- ești neplătitor de TVA, dar emiți facturi în relația B2B: obligația de transmitere există și aici, chiar dacă nu ai TVA de colectat.
Excepțiile și situațiile speciale (operațiuni scutite, anumite tipuri de livrări, facturi simplificate, bonuri fiscale care țin loc de factură) se schimbă de la an la an prin ordine ANAF. Dacă activitatea ta intră într-o zonă gri, verifică ghidul ANAF actualizat sau întreabă contabilul înainte să presupui că ești exceptat.
Ce înseamnă, de fapt, „nedepunere e-Factura”
Nu doar lipsa totală a facturii din sistem se sancționează. În categoria abaterilor intră:
- netransmiterea facturii în SPV în termenul legal;
- transmiterea cu întârziere, peste termenul prevăzut de lege;
- facturi respinse de sistem (erori de validare) care nu sunt corectate și retrimise;
- utilizarea unei facturi primite în alt format decât cel electronic pentru înregistrarea în contabilitate, atunci când legea impune e-Factura.
Ultimul punct este cel pe care mulți antreprenori îl ignoră: și primitorul facturii poate fi sancționat dacă acceptă și înregistrează o factură care ar fi trebuit să circule prin RO e-Factura, dar nu a circulat.
Cuantumul amenzilor e-Factura: cât plătești
Sancțiunile pentru netransmiterea sau transmiterea cu întârziere a facturilor în RO e-Factura sunt diferențiate pe categorii de contribuabili, conform OUG 120/2021 cu modificările ulterioare. Structura este următoarea:
- contribuabili mari: amendă între 5.000 și 10.000 lei;
- contribuabili mijlocii: amendă între 2.500 și 5.000 lei;
- celelalte persoane juridice și persoanele fizice (aici intră majoritatea SRL-urilor mici și PFA-urilor): amendă între 1.000 și 2.500 lei.
Separat, pentru primirea și înregistrarea unei facturi care trebuia transmisă prin e-Factura, dar a fost primită pe alt canal, legislația prevede o sancțiune raportată la valoarea facturii, respectiv o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii în cauză. Este o sancțiune care poate deveni foarte costisitoare la facturi mari, tocmai pentru că descurajează circulația facturilor „pe lângă” sistem.
Aceste plafoane sunt cele aplicabile la momentul redactării articolului. Pentru că legislația fiscală românească se modifică frecvent prin ordonanțe și ordine ANAF, verifică valorile actualizate înainte de a lua o decizie importantă, mai ales dacă ai deja un proces-verbal de contravenție.
Termenul de transmitere și de când curge întârzierea
Termenul general de transmitere în RO e-Factura este de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, respectiv de la termenul-limită legal de emitere a facturii prevăzut în Codul fiscal. Depășirea acestui termen este exact ceea ce declanșează sancțiunea pentru transmitere cu întârziere.
Atenție la un detaliu important: dacă factura este respinsă de sistem, ea nu se consideră transmisă. Trebuie corectată și retrimisă, iar termenul continuă să conteze. O factură „trimisă, dar respinsă și uitată” este, din punctul de vedere al ANAF, o factură netransmisă.
Ce riști dincolo de amenda propriu-zisă
Amenda ANAF este doar partea vizibilă. Consecințele indirecte pot costa mai mult:
- TVA nedeductibil: pentru achiziții, factura în format electronic este documentul justificativ. Dacă nu există în SPV, dreptul de deducere poate fi contestat la control;
- cheltuieli nedeductibile: fără document justificativ valid, cheltuiala poate fi considerată nedeductibilă la calculul impozitului pe profit;
- probleme cu partenerii: clienții mari refuză frecvent plata până când factura apare în SPV, pentru că altfel nu o pot înregistra;
- risc de control: neconcordanțele între declarațiile fiscale și datele din e-Factura sunt semnale automate pentru ANAF, care are acum acces la fluxul real de facturi, aproape în timp real.
Cum eviți amenzile e-Factura: 7 măsuri practice
Prevenirea este mult mai ieftină decât contestația. Iată ce funcționează în practică:
- Trimite factura imediat după emitere, nu la finalul lunii. Cel mai simplu mod de a nu depăși termenul de 5 zile este să nu îl folosești ca tampon.
- Verifică datele obligatorii înainte de trimitere: CUI corect, adresă completă, cod de țară, unitate de măsură, cote de TVA. Majoritatea respingerilor vin din erori banale de formă.
- Monitorizează statusul fiecărei facturi. Nu presupune că „trimis” înseamnă „acceptat”. Urmărește confirmarea din SPV.
- Corectează rapid facturile respinse. Ideal, în aceeași zi în care primești eroarea de validare.
- Verifică periodic facturile primite în SPV și compară-le cu ce ai în contabilitate, ca să nu înregistrezi documente care nu au trecut prin sistem.
- Menține certificatul digital valid și accesul în SPV pentru cel puțin două persoane, ca să nu rămâi blocat în concediu sau la schimbarea contabilului.
- Folosește un program care trimite automat în ANAF. Într-un program ca facturamea poți emite factura și o transmiți în RO e-Factura direct din aplicație, cu urmărirea statusului, ceea ce elimină pasul manual de generare XML și încărcare în SPV.
Ce faci dacă ai primit deja o amendă
Dacă ai primit un proces-verbal de constatare a contravenției, ai la dispoziție termenul legal de contestare, în general 15 zile de la comunicare, la judecătoria în a cărei rază s-a comis fapta sau unde îți ai sediul. Înainte de a contesta, adună dovezile: confirmări de transmitere din SPV, mesaje de eroare, dovada indisponibilității sistemului dacă a fost cazul. În multe situații, o transmitere întârziată din cauza unei defecțiuni tehnice a platformei poate fi documentată și invocată.
Important: chiar dacă contești, remediază situația. Transmite facturile lipsă cât mai repede, pentru că o abatere care continuă poate atrage sancțiuni suplimentare.
Întrebări frecvente
Cât este amenda dacă nu trimit factura în e-Factura la timp?
Pentru firmele mici și persoanele fizice, amenda pentru netransmiterea sau transmiterea cu întârziere este între 1.000 și 2.500 lei. Pentru contribuabilii mijlocii, între 2.500 și 5.000 lei, iar pentru contribuabilii mari, între 5.000 și 10.000 lei. Verifică valorile actualizate, pentru că legislația se poate modifica.
Se dă amendă și dacă trimit factura cu o zi întârziere?
Legal, da: depășirea termenului de 5 zile calendaristice constituie contravenție, indiferent de numărul de zile de întârziere. În practică, riscul crește cu numărul și frecvența întârzierilor, dar nu te baza pe toleranță, pentru că sistemul înregistrează automat data transmiterii.
Ce se întâmplă dacă factura este respinsă de sistemul RO e-Factura?
O factură respinsă nu este considerată transmisă. Trebuie să corectezi eroarea semnalată și să o retrimiți, iar termenul legal continuă să curgă. Dacă o lași nerezolvată, situația este tratată ca nedepunere e-Factura.
Riscă amendă și firma care primește factura în afara sistemului?
Da. Dacă înregistrezi în contabilitate o factură care trebuia să circule prin RO e-Factura, dar ai primit-o pe alt canal, poți fi sancționat cu o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii. De aceea merită să verifici periodic ce facturi primite ai în SPV.